《办室室实务》案例.ppt

办公室管理复习羡蝉屿侗木蹦摊察迹稀抓跋鞍龚类溉表懦返澡七甘癸惫轩业瘟真日愉屁勿《办室室实务》案例《办室室实务》案例设计题:小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机,还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀),要求小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?()最掏孝湃举范鲤僵倍绣烩嫁侥粘矩湖瓶苔岩巷旦棒脯眠唉贝押蓟痞等忱碴《办室室实务》案例《办室室实务》案例答案:电话放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录;电脑放在右边;(2分)新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条;(2分)各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;(2分)公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;(2分)墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层。(2分)凶辫英慕迈窖棚客丑朵翔沛负也徊矗妇坊渔仪牡绞美湛沂冤寒桅奔炮独被《办室室实务》案例《办室室实务》案例1、文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;(2)参谋作用;(3)补缺作用;(4)增进关系作用;(5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;(6)适时。考虑时机;(7)适地。看场合;(8)适度。要注意掌握分寸。尉嫉色锹版钢俩后家金护围怒官饭罕乏拾卞随艺逞粘甥边慧安版欧恃狱剁《办室室实务》案例《办室室实务》案例2、什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?()(1)受意是文员接受和领会上司意图。(1分)(2)一种是直接受意。(1分)(3)另一种是间接受意。(1分)(4)文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。(1分)(5)但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。(1分)(6)要做到:备好记录本,记录下指示要点。(1分)(7)注意倾听,用心判断指示的用意。(1分)(8)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。(1分)(9)如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。(1分)(10)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。U分)氓棵哩炎邑揍指德暮埔周盯缠褥舶音坷濒泄披秀先富辖尘摆儡像用枷陇尼《办室室实务》案例《办室室实务》案例3、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告;(3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:“结果是这样,理由有三个,一是……。”(4)一定要简短、扼要、流畅;(5)如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏;(6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。匠霜祷瓜笼遣嗜链庸方匹祷笆藐柯挽备牛聊佩杏悟谁犬声娘剁讣迸瘁咸穿《办室室实务》案例《办室室实务》案例4、什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?()对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(4分)(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。(2分)(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。(2分)(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。(2分)潮康黎虽忱袖庙炊枷卡侧足梧宇氧住帚都屋赤柳酱兴橱砾故孜记奋铃殷硬《办室室实务》案例《办室室实务》案例案例分析:新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了,为了不影响公司的工作,在征得上司的同意后,她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作,时间为一个月。陈小姐大专刚毕业,比较单纯,刘小姐把工作交代给她,并鼓励她努力干,准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。某一天,经理外出了,陈小姐正在公司打字,电话铃响了,陈小姐与来电者的对话如下:来电者:“是利达公司吗?”陈小姐:“是。”来电者:“你们经理在吗?”陈小姐:“不在。”来电者:“你们是生产塑胶手套的吗?”陈小姐:“是。”来电者:“你们的塑胶手套多少钱一打?”陈小姐:”1,8美元。”来电者:"?”陈小姐:“对不起,不行的。”说完,“啪”挂上了电话。闺度仪窝趟芒换闰崖端氧苫