秘密文件及资料管理办法.doc

秘密文件及资料管理办法总则第一条为做好公司秘密文件及资料的管理工作,保守国家秘密、商业秘密和客户秘密,维护国家、公司和客户的安全和利益,使公司保密管理工作规范化、制度化、科学化,保障各项业务健康发展,根据安徽省《保密法实施细则》和上级的有关规定,结合本公司实际,特制定本办法。第二条本办法所指秘密文件及资料包括上级机关下发及本单位形成的秘密文件、资料、刊物、密码电报,载有秘密内容的会议记录、电话记录、照片、录音、录像、电传、计算机磁盘、工作笔记本,与本单位业务有关的客户资料、业务资料等。第三条    秘密文件的管理,必须遵循既便利工作,又确保秘密的原则。第四条    公司总经理要加强对秘密文件管理工作的领导,经常督促检查保密工作落实情况,经常对公司工作人员进行保密教育,提高对保密工作重要性的认识。各部门负责人和秘密文件管理人员必须以身作则,严格遵守各项保密制度。第二章文件管理第五条公司综合办是负责管理秘密文件的机要部门,是秘密文件收发、运转的枢纽,必须严格责任制度,切实做好秘密文件的接收、登记、分发、运转、清退、立卷、保管、销毁和移交等各个环节的保密工作。公司风险控制部、资信评审部、承保业务部、财务部是保守公司商业秘密和客户秘密的直接责任部门,必须切实增强责任意识,恪守职业道德,全力维护好公司和客户的利益。第六条参加会议带回的秘密文件,须及时交综合办的文件管理人员,个人不得保存。第七条秘密文件应由秘管文件的管理人员拆封,领导亲启件应由本人或指定专人拆封,他人不得自行拆阅。第八条严格执行关于翻印、复印文件的规定。上级机关的发文,属机密、秘密、绝密或注明不准翻印的,一律不得自行复印、翻印。确因工作需要必须复印时,须经制文部门同意,并严格控制复印份数,不得改变使用范围。复印件要等同原件管理。第九条秘密文件必须存放在有保密保障措施的库房或文件柜内,对平时使用的秘密文件,应妥善保管,用后随手入柜加锁。第十条公司客户资料在业务办理时由资信评审部管理,业务办结后移交档案管理部门管理。客户经理和档案管理员要严守公司客户商业机密,不得对外借阅复印,如需复印借阅的,须经公司领导批准。第三章文件阅读第十一条秘密文件要严格按照规定的范围传达、阅读,未经制文部门同意,不得自行扩大范围,也不得向无关人员泄露文件内容。第十二条传阅秘密文件,要由机要人员填写传阅单,统一掌握,全程跟踪,阅后主动退回,不要横传,对急办的文件,机要人员要及时催办。第十三条秘密文件应在办公室或阅文室阅读,不得带到公司以外的场所阅读。第十四条借阅秘密文件,要履行严格的借阅手续。绝密文件应当天交回,再用再借。借阅人对文件负有安全和保密的责任,自觉做到按期归还。第十五条未经公司批准,个人不得随意摘记秘密文件内容,不得利用秘密文件和内部资料为公开报刊撰写稿件。第四章文件传递第十六条单位内部传递秘密文件必须要有专人负责,严格签收手续,无关人员不得代收、代送。第十七条领导或员工外出工作,不得随身携带绝密、机密级文件。文件核对和清退第十八条公司文件管理人员对保管的秘密文件应做到:绝密文件一周一核对;机密文件半月一核对;秘密文件一月一核对。在核对中发现短缺文件应立即查找原因,其中秘密以上文件应立即报告上级主管部门。文件交接第十九条机构撤销、合并时,原机构的秘密文件应随同文书档案按下列办法处理:(一)应清退的,退回原发文部门