合同管理制度.docx

合同管理制度.docx合同管理制度第一章 总则第一条为规范公司合同管理,预防、减少和及时解决合同纠纷,维护公司的合法权益,提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规,结合公司实际情况,特制订本管理制度。第二条合同管理是公司管理的一项重要内容,做好合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得有着积极的意义。合同经办人和被授权人以及其他有关人员,都必须严格执行本制度。第三条公司各部门与公司外各类法人、自然人、其他组织进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议、章程等均遵守本制度。第四条公司内部签订的各种协议及劳动合同的管理,参照本制度执行。第五条公司对外经济业务往来的交易行为应以书面形式签订合同,包括但不限于以下各类经济业务:(一)依法对外投资或接受投资。(二)依法借入或借出款项(企业之间不得拆借资金) 。(三)分两次以上收(付)款的业务。(四)服务期限在一个月以上的单次收(付)款业务。1(五)日常办公家具、电子设备采购、劳务、服务、零星装修、维修等业务。第六条合同的签订、履行、变更、解除必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章和制度。第七条参与公司合同签订、管理工作的所有人员,应当遵守公司相关保密制度。第八条公司签订和履行合同,应当符合国家法律、法规和其他规范性文件的规定,遵循协商一致、平等互利的原则。第二章 机构设置及职责划分第九条公司综合管理部为合同档案储存保管部门,具体职责如下:(一)协助相关部门处理合同纠纷、 调解、仲裁、诉讼等。(二)对已履行完毕的合同装订成册,分别整理归档。(三)负责合同归档、分发、复印、调阅等日常合同档案管理工作。第十条公司合约部是合同归口管理部门,具体职责如下:(一)草拟公司合同管理制度。(二)协助业务部门拟定业务格式合同和重大或特殊合同。(三)审查合同承办部门拟定的合同具体条款并提出修改意见。(四)协助业务经办部门依法签订、变更、解除合同。2(五)负责合同专用印章管理并对经法定代表人批准签订的合同加盖印章。(六)对公司签订的各类合同进行统一编号并分发。(七)处理合同争议及纠纷案件。(八)负责监督合同履行情况。第十一条 合同承办部门职责如下:(一)起草标准合同文本。(二)审核合同当事人主体资格和保管其资信证明文件复印件,将资信证明原件交综合管理部归档。(三)依法履行合同,负责合同履行的全过程管理。(四)负责牵头处理合同争议及纠纷案件。(五)负责申请及办理合同文本审核、审批手续以及签章、移交工作。第十二条 财务管理部的主要职责(一)对确属公司签订并合法生效的合同,财务管理部应及时结算。(二)对于公司先履行付款义务,有预付款或分批付款的合同,未见我方签字、盖章的书面合同原件,财务管理部不予以付款。(三)按照合同约定,对方需先履行义务,我方主要为付款义务的合同,没有充分证据表明对方已完全履行相应的合同义务时,财务管理部不予以付款。3第三章合同的拟定第十三条 承办部门确定拟交易事项前, 具体项目的业务经办人应将拟进行交易的情况向部门负责人汇报,汇报的内容包括但不限于:拟定交易的标的、交易对方的基本情况、交易行为的可行性分析。承办部门负责人在收到汇报材料或听取汇报后决定是否立项。第十四条 经办人员的尽职调查及催促义务合同立项后,为保证合同履行,防范风险发生,经办人员应对包括但不限于下列事项进行尽职调查,收集相应资料,根据情况出具相应调查报告:(一)合同对方主体资格及签约人资格:1、经办人应收集相关证明材料,如对方营业执照、法人身份证等证明复印件。2、签约人是法定代表人, 需出具法定代表人身份证或身份证复印件;签约人是委托代理人的,需出具由法定代表人签署的授权委托书并加盖公司公章,同时审查其是否具有代理人身份和资格,代理行为是否超越了代理权限,代理权是否超出代理期限。(二)合同对方资信状况及履约能力:对于重大经济合同和大额支出,根据具体情况可审查对方近期经营年报表、资产负债表、损益表、利润表、所有者权益4表(若需要)、资信证明(若需要)、业绩情况、有业务往来的金融机构出具的资信证明。(三)拟交易标的情况。(四)合同对方授权情况。(五)依该项交易需要调查的其他事项。当经办人不具备尽职调查能力和权限时,可以上报公司领导后依法聘请专业机构的人员进行尽职调查。经办人员的其他义务:(一)经办人员应将收集的上述全部相关资料发送电子版或扫描版至公司综合管理部、合约部各自使用的电子邮箱及法律顾问电子邮箱。(二)催促合同对方及时履行付款义务。第十五条 协商谈判承办部门负责人应对主要事项与合同对方协商谈判,根据协商谈判的进程及交易需要,可与合同对方形成谈判纪要、意向书或框架协议等文件。第十六条经谈判协商,谈判各方就交易的主要事项达成一致,承办部门可根据交易情况自行拟定合同草稿。第十七条 拟定的合同一般应当符合下