档案管理办法(新).doc

第一章总则为规范公司的档案管理工作,提高公司档案管理使用效率,特制订本管理办法。本办法所称档案是指公司所有部门在公司经营过程中形成的具有保存价值的文件、资料以及对外往来的文件、报告、信函等,具体包括公司的组织档案、人事档案、对外投资档案、固定资产投资档案、存货投资档案、会计档案、行政档案等。公司的档案管理实行分部门整理、办公室统一领导、集中保管的原则,确保公司档案的完整、准确、系统和安全。第二章档案的分类组织档案:是公司法人治理结构及公司经营管理组织的相关资料档案,具体包括:公司注册、公司证照、权利机构、股东及股东权证、公司印鉴以及法定代表人等董事会确定人员档案等六类(具体内容见“附表一:归档内容、移交部门及保管期限明细表”)。劳动人事档案:是公司劳动人事管理工作中形成的有关劳动人事、薪资福利、考核晋升奖惩等资料,具体包括:人员编制、人事任免、人员薪资、人事考核、劳动纪律、劳动福利等(具体内容见“附表一”)。对外投资档案档案:主要是公司对外投资业务的工作资料,档案分为股权投资、债权投资、土地投资及其他投资四类(具体内容见“附表一”)。固定资产投资档案:是公司在进行固定资产投资活动形成的资料档案,按业务种类分为新建投资、改造投资及其他投资三类(具体内容见“附表一”)。存货投资档案:公司在主要的存货投资业务中所形成的各类报告、表格、文件等。按照业务类别分为:经济档案、建设档案、营销档案、资金业务档案等(具体内容见“附表一”)。会计档案:专指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料和验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件等。具体包括:会计制度、会计档案、投资及费用资料、银行往来资料、税务资料、股东权益资料、审计资料、清算资料及其他资料(具体内容见“附表一”)。行政档案:是公司日常行政管理工作中形成的资料。具体包括:公司文件、会议资料、往来函件、内部往来函、行政费用、固定资产、公司大事记和荣誉资料、声像档案等(具体内容见“附表一”)。第三章档案的管理公司的档案管理工作由办公室统一负责,办公室主任分管。办公室设档案管理员一名,具体负责:负责公司归档文件材料的收集、文书档案的立卷和各类档案的接收工作。按密级划分的有关规定,及时准确地对公司档案进行密级划分,严格按保密制度履行查阅、借阅手续。整理和保藏档案,科学地分门别严,系统地编目编号,并达到规范标准。保管本公司各种门类和载体的档案材料,并编制检索目录(附表二),搞好档案提供利用的服务工作。做好库房管理工作,保护档案安全,并定期核对清点档案,保持账物相符。办理领导交办的其他档案业务工作。档案管理员只能接收档案,无权翻阅、查看公司档案,不得私自复印、传播档案内容。档案的收集、整理和移交工作由各部门根据“附表一”的规定办理。各部门可指定一人为部门兼职资料员,负责本部门各类资料、档案的收集、整理和移交工作。第四章档案的移交档案的移交:本办法第四条至第八条所涉及的档案移交时间和移交责任人如下:当年的组织档案和劳动人事档案由办公室于次年第一季度整理后移交。业务档案由业务部门和相关管理部门于每项业务执行完毕后收集整理并移交。当年的会计档案由财务部于次年第一季度完成当年财务审计工作后办理移交。当年的行政档案由办公室于次年第一季度整理后办理移交。以上档案的具体移交时间和移交责任人详见附表一。若一