档案管理制度 (2).doc

芄档案管理制度薀一、目的:袀规范档案管理工作,使各部门的档案资料得以按类收集、妥善保存。肄二、适用范围:蒃公司档案管理全过程罿三、档案整理原则与方法:薀1、档案整理原则:膅办理完毕的文件、培训资料,其他资料收集齐全,按类编码分类存放,每年3月检查齐全后将资料整理立卷归档。螅档案整理方法:蚃(1)、按公司制定的编码分类整理。肇(2)、每天要进行清理归档,以免资料堆积。膇(3)、每年3月前要对档案整理,销毁不必要保存的材料。袃(4)、准确地做好文件索引,以便于查找。肂(5)、归档要注意整洁,归档前要先把资料进行分类,可把材料按类别组装入一个代办卷宗,以便要归档时,所有材料都是能随手而得,避免盲目的查找。螇(6)、,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹材料,要用纸加衬边;纸过大的书写材料要按宗卷大小折叠整齐;对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件;按宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,用毛笔或钢笔书写、字迹端正。羄(7)、根据卷内文件之间的联系,还要进行系统排列、编号等,档案目录要有:全宗案卷目录、卷内目录组合而成。肂(8)、每年对档案的材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。蒁2、档案室管理规定薇(1)、认真贯彻国家对档案管理的有关法律法规及上级半于档案工作的方针、政策和制度,严格执行国家档案局有关档案局工作的有关条例,在总经理的领导下,做好公司档案局工作。肆(2)、凡各小区、大厦建设以来在各项工作活动中形成,己办理完毕、有保存价值的档案材料是公司工作的真实历史记录,是今后工作考察的主要依据。按国家规定,由档案管理员统一管理,任何人不得据为己有。莄(3)、档案管理员要忠于职守,遵守纪律、保守秘密;当档案管理人员或职责有变动时,应填写《档案移交清单》并将档案移交接受人。羁(4)、档案室是重要场所,任何无关人员未经许可不得入内。档案室的房门窗要坚固,做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。芈(5)、保护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。膇3、档案文件借阅规定蒂(1)、借阅档案(包括文件、资料、图纸、合同),必须填写《内部文件借阅登记表》后方可借阅;秘密级以上档案文件经领导批准方能借阅。莀(2)、目录不给借出,只供在档案室阅;肈(3)、借阅档案局的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则,按反保密法追究当事人责任。袄4、档案销毁管理袅(1)、档案管理员应每年检查一次所辖范围内的档案资料,将超出保管期限的档案或其他原因需要销毁分类列表,填写《申请档案销毁单》报部门经理审核签认,交回行政管理部。蝿(2)、行政管理部经理需逐项进行核对,发现不确认项目,应认真查明原因,有必要时,需向总经理请示汇报。螈(3)、行政管理部核对清楚,确认后上报总经理。羆(4)、总经理认为无误后批示,行政管理部牵头实施档案销毁程序。羃(5)、实施档案销毁程序时,参加人员必须包括前台文员、行政管理部经理(或指定责任人)、记录员。销毁过程应做好保密工作,销毁完成后,由记录员写出销毁现场记录填写《文件销毁记录表》,参加人员签字确认整个销毁工作全部完成。蒃(6)、销毁完成后,档案管理员负责在原有关文件的目录登记栏内注明“己销毁”字样。蕿(7)、所有销毁申报表及相关的销毁记录应另行单独立卷整理,作为永久性档案保管。肇需要管理的档案明细:肂一、小区规划资料袂1、建设工程施工许证艿2、建设用地立项申请批复袄3、国有土地使用证蒄4、建设工程规划许可证莂5、长沙市建设工程规划许可证附件羀6、宗地图、总体规划图袆7、设计图纸会审纪要薂8、建设单位税务登记证螁9、建设单位组织机构代码证螀10、建设单位营业执照羇11、建设工程竣工验收意见书羅12、建设项目环境影响报告表膀13、商品房预售许可证蒀14、建筑工程竣工验收消防备案检查结果告知书螅15、建设工程竣工验收备案表肃16、配套设施全部投入使用(选登图片)蚀二、项目验收资料羇1、不锈钢水箱螆2、中区、高区、商业变频水泵膁3、各栋公共部分照明配电箱聿4、各栋普通电梯电源箱螇5、各栋消防风机电源箱袇6、地下室消防风机电源箱薄7、地下室战时风机电源箱螃8、负一潜污泵控制箱蒇9、消防泵控制箱蚅10、喷淋泵控制箱蚂11、水泵房电源箱膂12、地下室照明控制箱膈13、消防风机配电箱螆14、地下室潜污泵配电箱肅15、地下室照明配电箱薁16、地下室消防风机配电箱羈17、地下室战时风机配电箱螇18、监控室电源控制箱膃19、潜污泵肁20、负二潜污泵控制箱虿21、火灾报警控制器(联动型)薅22、手动火灾