仓库管理制度.doc

仓库管理制度
根据酒店对物流管理的要求,结合仓库实际情况,制定以下制度程序:
入库
根据采购部提供的采购单进行实物验收,验收入库后,仓库管理员开具一式三联的验收入库单,一联给供应商结账,一联给财务入账,一联给仓库管理员,验收单的开具必须清楚、整洁,不能涂写改动,对货物的名称、规格、单价、数量、金额都要详细记录,单据开具的时间及验收人和管理人签名都必须注明:对货物质量、数量、价格与采购单不相符合的有权拒收。

“领料单”,凭单领料
、工程仓库、食品、饮品及香烟领料单,填写领料单要注明用途、单位、规格、数量、用料部门及时间等,申领数量栏必须用中文大写,字迹要端正清楚,领料人必须签中文名,涂改无效。
,一联为存根,一联财务部,另一联交使用部门保管。用复写纸一次性书写,领料单联次要连续,不能断页,不能直接在第二或第三联书写。作废的单据应填写“作废”,并连同存根妥善保存。
,多余空行由填写人封口。
,若有不同的笔迹必须由批准人加签。
,数量必须顶格中文大写,不得涂改。书写错误需用正规的方法更正。
、发料时,保管人员需认真仔细填写实发栏数量或核对实发品种、数量,并经领发双方签章。
,将自存的领料单底联保存三个月,三个月后交到财务部保存,以便查核。
,餐饮部楼面的领料单必须由楼面主管签名方有效,其它部门的领料单必须由各部门经理签名有效。
,领取签字笔/文件架/订书机/涂改液/胶水/起订机/圆珠笔/水彩笔/白板笔/荧光笔/剪刀/界纸刀等必须是以坏(旧)领新,百货领料单必须有财务部负责人签名认可,仓库才能发货。各部经理在审批办公用品申领数量时要从严控制、杜绝浪费。
,每月末报财务部,旧布草交回仓库,如果部门需要到仓库领用。
,仓管员必须在发出数量栏目打“#”符号做记录。仓管员应对打“#”符号的物资作记录,作为补仓的依据。
(对供应商)
对质量不符合使用部门要求或货物接近保持期等原因需要退货的,由仓库与采购部门协商,通知供应商退货,退货开一式三联的红字入库单,一联给供应商结账,一联给财务入账,一联给仓库管理员,红字入库单需财务负责人或其授权人签认。
(对使用部门)
对质量不符合使用部门要求或滞销等原因,使用部门需要退库的,开具一式三联的红字领料单,一联给财务入账,一联给仓库管理员,一联给申购部门,本部门的由部门负责人或其授权人签认(跨部门的还需财务负责人或其授权人签认)。

对有特殊情况需寄存的物资必须点清货物的名称、规格、数量,打好包装,并在包装密封处注明货物的名称、规格、数量,由仓库管理员、寄存人、双方部门经理签字方可入库寄存,寄存物品应当与仓库其他物资分开摆放,并登记备查账薄。

所有单据验收员必须当天开具,仓管员当天登记库存明细账,并随时与成控员核对余额,做到账账相符,每月实物盘点数必须与财务账面数核对,做到账实相符。

仓库管理员须根据现有库存量、酒店淡/旺季消耗量和采购周期的长短,制定相应的采购计划,市内采购物资提前3天打申购单,市外采购的物资需提前10天打申购单,并送相关领导签字。

仓库管理员须对物资建立货卡,进行发生额和余额登记,仓库物资要分门别类摆放整齐,要定期打扫、清理仓库,做好物资的防火、防潮、防霉等工作,对库存积压或物资变质等异常情况需及时向部门负责人汇报并作出相应处理。

仓库每月定期时行盘点,平时也要进行不定期或重点物资的抽盘,并与财务账进行核对,对账实不符的情况也就是盘盈、盘亏必须及时向部门负责人和财务负责人报告,仔细查明原因,并追查相关责任,对无法查明原因的需列出详细清单,报上级领导审批处理。
紧急采购程序
根据酒店对部分急需物品的采购需要,制定以下制度。
程序:
紧急采购程序适用于酒店急需并关系到酒店营运部门正常运转,且无库存立即采购的事项。
紧急采购价值在200元下(含200元)的物品,须由部门经理口头、电话或书面的方式知会财务负责人获得同意后,由财务负责人安排采购。
紧急采购价值在200元以上的物品,须由部门负责人口头、电话或书面的方式知会财务负责人并经总理获得同意后,由财务负责人安排采购。
申请紧急采购部门必须在紧急采购事项完成后第一个工作日内,按照酒店采购制度补办申购手续。
财务付