会场布置.docx

会场布置虽然是个细节,但却是整个会议的一个面子问题,给参会者留下对会议的第一印象,是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成,在会场布置之前,通常会出个会场布置方案,甚至画出会场布置的效果图,报告给会议领导小组来审批。会场布置总体要求会场布置要与会议的内容相匹配,根据会议内容可把会场布置为:喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的,等等。会议场所的室外布置会议场所的室外及入口布置可根据需要选择:1、主会标2、欢迎拱门、条幅3、彩球、鲜花、氦气球4、地毯5、展架、易拉宝、广告板6、引导牌7、灯箱8、签到台9、休息座椅,等会议场所的室内布置会议场所的室内布置可根据需要选择:1、会标、背景板2、主席台\听众席、演讲台的布置,可参考:会议室座位安排的五种方式3、鲜花、彩球、彩带等装饰4、音像辅助设备5、灯光、电源设备6、茶点,可参考:会议的食品饮料安排7、奖品、礼品、活动道具8、桌牌、名牌9、摄像设备,等在选择会议地点后,要对会议场地进行评估,可参考如下20个项目:1、联系人、联系方式、地址2、住宿条件等级、此次会议所订房间类型与数量3、会议室号码、大小、类型、数量4、会场座位、摆放、设施(可参考:会议室座位安排的五种方式)5、会议场地交通便利程度、是否能够提供班车、班车是否免费6、停车场7、安全情况、保安服务质量8、电信联络便利性9、装修与外观10、清洁程度11、大堂、卫生间装修、设施、清洁12、食品、茶点(可参考:会议的食品饮料安排)13、餐饮服务水平14、工作人员表现15、服务水平16、供暖、空调、照明设施17、住宿设施18、音像辅助设备19、休闲设施20、其他设施与服务以上项目最好能列个表,逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段,先选择2-3个备选地点,逐一列出其优劣,提交会议的领导小组决定最终的会议地址,以将保障会议地点与会议要求相符合。会议室座位安排通常有五种方式:1、圆桌会议型所有人转着桌子就座,方便所有人参与讨论,通常用于小型会议及需要讨论较多的会议。尽管圆桌会议型就座人员相对平等,但仍然需要注重就座的礼仪,可在座位上摆放姓名牌,用于提醒就座的次序。2、正式演讲型正式演讲时,要给演讲者、发言人一张讲台或办公桌,方便演讲者站立或座着讲话,同时,还要根据演讲人的要求及演讲需要,摆放相应的音像辅助设备。听众在演讲者对面,按排坐,面向演讲者。这样的布置有利于演讲者与听众的沟通。这种座位排列方式,应稍微多提供一些座位,因为在中间的座位有可能是空的,听众通常不会座得非常满。3、小组讨论型据会议的需要,把座位分成几个圆桌型,在会议主要发言人发言结束后,参会人员将分成几个小组进行讨论,培训经常采用这种形势,方便对课题进行小规模的深入研讨,保证更多的人对议题表达意见。4、就餐座位安排对于正式的晚餐或宴请,应选择这种方式安排座位,在餐桌上要摆放桌号提示牌,或提供座位用于表示就座的次序,可在参会人员的请柬上标明就餐的餐桌号。5、礼仪型有些非常正式的会议,对就座礼仪要求很高,例如有上级领导、重要嘉宾参加的会议,在主席台上就座的人,如何安排座位一定要参照礼仪指导书,并事先征求会议领导小组、领导及嘉宾本人或秘书的意见。会议管理_会议室音像辅助设备的准备安排任何会议与活动,都应该事先确定是否需要在会议室使用音像辅助设备,由于音像辅助设备能够表现事先准备的内容