第三节 套写式表格的设计.doc

第三节套写式表格的设计
现代企业管理日益要求系统化和科学化,作为管理手段之一的表格对此作用极大;一方面做为管理用的表格较文字更加系统化和规范化;另一方面表格本身既涵盖了管理过程的各个环节,而整个管理工作有时并非一两张表格所能概括的,这就要求表格与表格之间的相互配套及其合作,本文所介绍的套写式表格即是生产管理过程中常用到的一种。
套写式表格的设计要点
生产管理套写式表格的设计是以订货生产企业中的订单为中心的,则以订单号码作为整套表格管理活动的基础,可使整个管理活动达到理想的水平。在这种情况下,套写式表格的设计均应以同一订单为中心,按照通知生产,安排进行开始,一步步完成整个生产过程的管理工作,具体过程参见下图:
为使以上各工作步骤能在最简单合理的状态下进行,这套表格也可以采用“通知与报告”合并的方式进行。
通知与报告
通知生产
领料控制
质量控制
出货控制
生产报告
效率分析
收款记录
成本记录
设计套写式表格详细说明
按照整个生产管理过程要点分类,一套表格大体可分为七个部分,亦即七联表格,各联表格内容分别说明如下:
第一联:业务联。主要内容包括:生产资料、客户资料、制作方法、包装方法、印刷说明、箱标、发料标准、预估实际成本等。
第二联:生产联。主要内容除业务联所包括内容以外,可附上本批效率记录一项。
第三联:会计联。主要内容应包括生产资料、客户资料、包装方法、印刷说明、会计收款记录、成本分析等。
第四联——第六联:生产及质量管理联。其主要内容应包括生产资料、注意事项、制作方法、包装方法、印刷说明、领料记录、生产记录等。
第七联:仓库联。主要内容包括生产资料、注意事项、制作方法、发料标准、包装方法、发料记录等。
为使以上各类资料记载不至于重复或干扰其它部门工作,此套表格采用套写式并加复写油墨方法印刷。这种做法可使管理工作简化到令人满意的效果。
三、套写式表格的流程及配合表格设计说明
在设计套写式表格的过程中。一套管理表格的流程是十分重要的,此外,对许多配合主表使用的配套表格也必须加以了解,在此对这两个方面分别予以说明。
表格流程:
套写式表格的流程一般可分为两个阶段,第一阶段为发单阶段,其过程包括填表、审核、确认、发单几项,其流程可由下图所示:
填表
→
审核
→
确认
→
填写制造