文件编写(9000、1400整合).ppt

管理体系文件编写
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管理体系文件编写
(一)体系文件的作用
(二)体系文件的结构
(三)体系文件的基本要求
(四)手册的编写
(五)程序文件的编写
(六)作业指导书的编写
(七)记录表格
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(一)体系文件的作用
1. 建立正规管理体系及认证的需要,也是标准要求
2. 通过编制文件改进和完善管理体系
明确工作规程,规范管理
明确工作职责,培养工作意识
合理化改进工作流程,改善部门间沟通
使管理过程严谨,减少出错机会
控制关键质量、环境、安全等管理过程
3. 体现组织管理层及全体员工对质量/环境/安全的重视
4. 向外界证实组织具有提供合格产品或良好的环境管理、安全卫生管理的能力
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(二) 管理体系文件的结构
体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成:
程序文件
作业指导书
记录表格
手册
规定管理方针和描述管理体系的文件
规定体系有关活动的方法和步骤
规定进行具体工作的方法和技巧
体系运行的证据,用来记录运行的
情况及结果
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(三)体系文件的基本要求

全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求
各层次文件相互支持
同一管理层相互引用

各文件规定之间无矛盾
按工作次序及流程编号

结合实际编制文件(针对实际过程、实际环境因素、安全危害等)
文件简明、清晰
保证实际可操作性,对不适用部分及时修改
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(四)手册的编写
手册的性质
手册的作用
手册的要求
手册的编写步骤
手册的内容
例子
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(四)手册的编写
手册的性质:
是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的文件
是体系文件中最高层次的文件(程序和作业指导不能与之矛盾)
是纲领性文件,规定管理的政策和原则——我们要做什么
不具备可操作性
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(四)手册的编写
手册的作用:
通过编写手册对公司内影响质量的活动或环境管理活动或职业安全卫生管理活动进行全面策划及管理
提交给认证机构的体系审核依据文件,证明证明体系符合选定的标准
建立文件化的体系,贯彻公司的管理方针
环境改变时,保证体系及其要求的连续性
对外介绍体系
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(四)手册的编写
手册的要求:
1 对公司所采用的体系标准(ISO9001/ISO14001/OHSAS18001的所有适用要素事实原则进行规定,与体系有关的,标准中没有涉及的,也可加入手册或引用参考)
2 对选定的标准中不适用的体系要求应作出(删减)说明
3 要引用支持手册的程序
4 至少包括(a)质量/环境/职业安全卫生方针
(b)管理体系的组织机构及人员职责、权限和相互关系
(c)各要素的规定或说明
(d)手册的控制规定
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(四)手册的编写
手册的编写步骤:
确定方针
确定有关管理的组织机构及职责、权限(体系范围)
收集整理与标准有关要素相对应的现行做法及有关部门记录资料、文件,并对现有文件分类
依据标准的要求,确定要改进的地方
确定编制手册的格式和结构
形成手册草案
讨论定稿
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