档案管理制度.docx

档案管理制度
第一章总则
第一条目的
为加强公司档案管理工作,规范工作流程,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。
第二条对象
本公司档案,是指本公司行政管理及业务部门在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的各种文字、图纸、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。
第二章管理职责
第三条本公司档案管理工作由公司办公室具体负责。办公室是公司档案的归口管理部门,负责档案管理制度的贯彻执行及监督检查工作。办公室配备专职档案管理员负责管理本公司的所有档案。
第四条档案管理员是公司对档案的专管岗位,在办公室的领导下,履行下列主要职责:
(一) 负责本公司各种门类、各种载体的档案及图书、资料的收集、保管、分类、归档工作,科学地编制各种检索工具和汇编参考资料。
(二) 定期对档案、资料进行检查、清理和调整,发现破损或变质时及时进行补救,确保档案的完整与完全。
(三) 强化档案存放的防火、防盗、防尘、防霉、防光、防虫等意识,及时建议公司落实有关防范措施。
(四) 协助办公室主任做好各部门文件资料归档管理的指导监督工作。
(五) 负责永久性档案向有关档案机构的移交工作。
(六) 总结经验,改进工作方法,提高业务技能和工作效率,使公司档案资料能够充分得到利用,为经营服务提供参考依据,创造经济效益。
第五条各部门所负责的部门内部档案资料,应有专人兼管,同样也应执行本制度所规定的各项条款。
第三章管理的原则及基本要求
第六条公司档案管理实行公司和下属子公司分级分类管理的原则,公司的档案管理由办公室负责,设专职档案管理员,负责收集、统计、整理、立卷、鉴定和保管集团档案。各部门也应设兼职档案管理员负责本部门文件材料的收集、积累、整理、归档,并按规定移交存档文件。归档应及时、完整、系统。下属公司的档案管理工作也应由办公室统一负责。
第七条档案管理员应认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量;做好保密工作,并采取防火、防水、防尘等措施,维护档案的完整与安全。
第八条会计档案管理
(一)会计档案可先由财务部门自行保管,以便随时查阅。会计档案设专人负责保管,保管人员工作变动时应按规定要求办理移交手续,并由部门负责人监交。
(二)会计档案保管期限,根据国家档案局、财政部发布的《会计档案管理办法》规定实施。
第九条档案管理必须坚持集中统一管理的原则,严禁任何个人私存档案材料,保证档案的安全、科学、规范和完整。
第四章归档资料的范围、内容
第十条行政文书类
包括公司股东会、董事会会议材料、会议纪要、红头文件、请示报告文件、管理制度等。
第十一条人事管理类
包括集团高管、总部机关员工、集团下属公司高管及各类专业技术人才档案;
第十二条经营管理类
包括项目评审的相关资料、集团领导的审批意见、合作意向书、投资合同、公司章程、营业执照、机构代码、税务登记证及相关政府部门批文,合作单位往来文件等。
第十三条工程类
从工程项目提出、立项、审批,勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像,图纸等各种载体材料。
第十四条会计类
包括财务工作中形成的各种报表、账簿、凭证及其他有关材料。
第十五条特殊载体类
包括电子文件、照片、录音带、录像带、光盘等。
第十六条各下属公司应参照集团公司的档案分类体系做好本公司档案的归档管理工作,尤其做好地产项目投资经营管理过程中的文件归档工作,确保所收集档案的系统性和完整性。
第五章文件资料的立卷归档
第十七条档案的收集
(一) 凡属本制度第三章所涵盖的文件资料,均应归档统一管理,各部门应做好资料的分类立卷,至次年元月底整理归档;会计档案类在年度终结后,由财务部门编造清册,每两年归档一次。
(二) 银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁,只财务部立卷留存。
(三) 公司员工应注意随时收集各种信息资料,并及时汇总到各部门兼职档案管理员。员工因公外出参观学习考察和参加各种会议回到公司后,应及时将相关资料移交档案管理员。
第十八条立卷归档的时间
(一) 对一般内部往来文件、会计档案、人事档案,通常按年度接收归档,即在第二年上半年,将上一年度形成的文件整理后,办理交接归档手续;对于一些机密性较强的文件、合同、调查研究报告等,为避免丢失和泄密,通常采取随时归档的方法,以确保档案的完整与安全。
(二) 对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务单位的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
第十九条立卷归档的要求
(一) 各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案