费用管理制度.doc

广州市中舜商贸有限公司费用管理制度文件编号:ZS/GA-01-01-20140120编制:审核:审批:发行日期:第一次修订: 修订人: 第二次修订:修订人:费用管理制度第一条:费用报销流程部门岗位工作内容单据流转①②③报销人按财务要求,准确填写、粘贴费用报销单,交部门经理转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单①报销人按财务要求,准确填写、粘帖费用报销单,交部门经理审批,公司规定应事前签报的费用应事前签报报销人转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差程序审批单─①②转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单②部门经理负责对报销人填列报销事项、报销金额、预算情况等认真核定费用事项,无误后交还报销人转财务主管部门经理③③财务主管对报销单进行审核,包括填写是否规范,要素是否齐备,粘贴票据是否整齐、合要求,欲列支费用是否在部门预算范围内,特殊费用附件是否齐全等,复核后交财务部经理转出单据费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单财务主管⑧④转出单据:费用报销单、相关原始单据、内部签呈单、出差任务审批单财务经理⑤⑥⑦财务经理根据财务主管审核后并提供建议的报销单,审签报销意见,同意报销的将报销单转交总经理─⑥⑥⑤⑤⑥总经理审批后转交财务经理,财务经理把原始单据转给出纳支付款项转出单据:费用报销单、内部签呈单、出差程序审批单总经理⑦⑦⑧出纳按费用报销单据填写的金额、支付单位、支付方式等内容,支付相应款项,将相关支付票据附在报销单据后,交会计进行账务处理,及时登记现金、银行台帐出纳转出单据:费用报销单、支付票据、内部签呈单、出差任务审批单转出单据:费用报销单、会计凭证、内部签呈单、出差程序审批单转出单据::财务部核准:(1)公司固定费用:每月的房租及管理费、办公室水电费、电话费、上网费及其它固定租金等;如初次发生的房租及管理费、办公室水电费、电话费、上网费等必须总经理审批;(2)非固定费用款项,由款项使用部门签呈申请,财务部核定,总经理批准后方可执行(可远程请示);(3)财务手续费和税金由财务部审核生效;(1)审批各项费用的报销,均需要经总经理审批。如总经理因公出国或出差,由指定的授权人进行审批;同时由财务部以邮件形式或电话告知总经理费用报销的情况,后继由总经理补签字。(2)合规性原则a、符合国家有关规定,发票必须有国家税务局的监制章(车船票除外),开票单位发票专用章、收票单位名称、开票日期、品名、数量、大小写金额相符等内容;自制凭证必须符合有关会计制度的规定;b、所有报销需填列有关的报销单,报销单的各项内容要填列清楚,摘要一定要注明所办理的公司事务明细,按财务要求粘贴好各报销单据,并按规定签名或盖章。各报销项目有发票,若发票上的金额包括若干项目的,需附清单;粘贴单据时,收据或小票与发票分开粘贴,有发票的填写费用报销单,收据或小票填写支出证明单;c、符合公司有关规定,公司制度有规定的,以公司制度为准则,超过规定不予报销;特殊情况要写签呈报总经理特批;各部门在固定费用报销的,不用写签呈,只需填报销单;在非固定或额外发生的报销的,需事先办理费用申请的签呈,经各部门领导、财务部门、总经理签批后方可报销;(3)除出差费填差旅费报销单和付款供应商款项填写付款审批单外,其他费用报销填写费用报销单,格式如下:(4)节约性原则费用开支必须厉行节约原则,尽可能为公司节省开支;本着对公司所有股东负责的原则,各部门总体招待费、公关费等超出月度额度时,各部门负责人必须配合财务部填写费用超标调查表。费用超标调查表各部门XX分支机构姓名XX职位总经理本月主要开展业务说明1、原业务接口部门XX升职/调动,需重新稳定通道关系,故交际费增大(或佣金大幅提高)。10分5分2分2、为了开拓XX城市新市场,差旅费大幅提高。10分5分2分3、为了解决XX城市投诉问题,提高公司通道稳定性,业务交际费大幅提高。10分5分2分4、其他:(5)时效性原则公司规定每周星期三为报销日,平时可将报销单据递交到财务主管处审核(在报销单登记表上登记),下午14:00-17:30统一发放报销款,差旅费的报销不能超过一星期;一般费用的报销(不包括市内的交通费)不能超过两个星期;超过规定时间不予报销。(6)事前请示原则超过公司规定及预算将要发生的费用,应以签呈形式报批,如总经理不在公司本部则须以电话或邮件方式请示总经理并抄送财务部,经批准的费用应告知财务部以便准备资金(需填写借支单);(7)费用报销的周期规定费用报销的自然月为一个周期。(1)外出办事乘车原则:所有员工外出办理公事原则上以乘坐地铁、公交车为主;因特殊情况不能乘坐公交车的,可视实际情况申请乘坐出租车,但必须经相关领导批