Agenda and Schedule 日程安排 日程安排是指一项工作的开展程序、进行步骤、时间安排,也可以是这些因素的多维组合, 还可以是一段时间内各项活动的统一安排。日程安排是公司业务环节中非常重要的工作,也直接体现出职员本人的组织能力、合作精神、办事是否有条理。公司里的年轻的工作人员经常需要为即将出差的上司拟定日程表。 Part I Occasions That Call for Writing (书写场合) √年度计划:当新年将近,秘书须做好下一年的工作安排,包括国家法定节日、公司日常事务和下一年的重要事项。 √月工作计划: 首先要记下年历上每月的重要事项, 然后在月历上标明当月业务旅行计划和其他事项。 √周工作计划:首先要记下月历上每周的重要事项,然后在周历上标明约会、会议和其他将要进行的事项。 √日工作计划:它告诉你的老板每天的主要事项的时间安排。 √行程或活动安排… Part II How to Write (如何书写) 日程安排常见行文格式为: √标题 √时间及事件 √备注:可根据需要进行内容的添加… Part III Tips on Writing (注意事项) √格式的编排上必须直接、清晰、明白,为此经常采用格式化的排列方式。 √格式化的排列不用大段的密集文字进行叙述。 √会议的议事日程一般要分项说明。分项说明时可采用完整的句子, 但短语结构使用的更为经常。 √在同一份时间表中最好做到前后格式统一、体例一致。 √时间的表达应当使用 24 小时制,以免引起混淆。… Part IV Useful Words and Phrases(单词和短语) A. Words (单词) 1 agenda n. 议程 2 calendar n. 日历 3. chronologically adv. 按年代顺序排列地 4. conference n. 会议 5. feature v. 特别介绍 6. itinerary n. 旅程安排7 reorder v. 重新排列 8 roundtable n. 圆桌会议 9 schedule n. 时间表 B. Phrases (常用短语) 1 CEO: Chief Executive Officer 首席执行官 2 charitable giving 慈善捐款 3 daily calendar 日工作计划 4 monthly calendar 月工作计划 5 make for 动身前往 6 tentative itinerary 暂定的旅行计划 7 weekly calendar 周工作计划 8 r yearly calendar 年度计划 Part IV Sample Letter (信函范文) Yearly calendar YEARLY CALENDAR年度计划 JANUARY一月 4 Presidents Annual Greeting 4日会长年度致辞 15 National Holiday 15 日法定假日 FEBRUARY二月 11 National Holiday 11 日法定假日 12 – 15 International Food Convention, Paris 12
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