公司年会会场布置与筹备程序表.docx

组织机构及人员安排
组长:XXX
副组长:XXX
组员:XXX 、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX
职能职责:会议总策划、会务总调度;过程控制;各项工作方案审批。
组长
组员
职能职责
要求
活
动
前
期
筹
备
方案策划执行组
XXX
XXX、XXX
负责确定日程安排,地点选择,活动的具体内容的策划、执行 
确认会议的人数
设计制作组
XXX
XXX、XXX
产品单页、展板、PPT标准模板、广告宣传品、签到簿等宣传资料的设计、制作,以及会议所需礼品、奖品的制作、购买。 
7月31号之前必须完成设计稿
现场筹备组
XXX
XXX、XXX
1、主席台横幅策划、制作
2、会场桌椅摆放、座位布局策划
3、投影设备、音响准备
4、会场绿植设计
5、会后整理
最迟于会议开始前3个小时联系工程安装完毕
会中管理
会务接待组 
XXX
XXX、XXX及部分特定工作人员
负责来宾邀请,餐饮、住宿、会议、摄影、摄像、旅游、车辆安排、返程订票、礼品发放。(具体工作安排附后) 
现场服务组
XXX
XXX、XXX、XXX
会议所需材料发放整齐。
会场主要灯光要在会前半个小时打开,保持明亮。并检查各项设备设施是否完备
做好清洁工作
会后管理
会后整理组
XXX
XXX、XXX、
会议所用材料全部回收,且负责撰写会议报告
后勤组
XXX
XXX、XXX
会场布置
地点:重庆大酒店
时间:20XX年4月10——20XX年4月12日
会场地形图:
第一部分:会场布置
1、讲台设计:
讲台:长1米。,
讲台测置于大屏幕前,讲台旁置放一株绿色植物,房间中间靠前位子摆放一张桌子,便于使用投影仪。在大屏幕的另一边置放一株绿色植物(与讲台这里对应)
2、与会区:
该区一共设200个定座位,
3、茶歇区布置:
根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的设备。如该区大概摆设有:饮水机,沙发,桌子、桌子上置放饮水机以及茶叶、速溶咖啡。
4、报到处:
报到处应设置在进入会场的大门边上,便于与会人员签到进入。可以根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的家具。该区大概摆设有:长桌,签到处,领证处(进入会场必须持证)。
5、整体会场设计:
工作人员必须着正装,挂工作牌 
第二部分:道具汇总
号
名称数量摆放位置使用人跟进人
1
摄像头
2
厅内四侧
咨询人员
XXX
2
耳麦
2
讲台
主持人、发言人
XXX
3
电源
2
讲台
4
鲜花
2小束
讲台

XXX
5
胸花
3束
赠送
特邀专家
XXX
6
客户数据库
6

黄宁
7
电脑
2
讲台两侧
主持人
XXX
8
音响
4
厅内四侧
主持人
XXX
7
宣传字牌
6
签到处
客户顾问
XXX
8
专家介绍牌
6
厅内两侧
会场布置
XXX
9
水牌
1
进门处
会场布置
XXX
10
6*
1
正门
会场布置
XXX
11
横幅
1条

6位礼仪小姐
XXX
12
礼仪服装
6套



13
茶水

与会者
XXX
注意事项:
1、投影仪和大屏幕,屏幕分别架设2~3个小的屏幕,便于坐在后面的人可以清楚的看到屏幕显示的内容。
2、音响设备布局要合理,使得在场人员能够清晰的听到发言者的声音。灯光设备保持明亮,聚光灯中央空调的设置要符合天气情况和人体情况。
3、盆景摆放要恰当,不可过多的摆放到会场中4、场地最好能够铺上地毯,可减小走路的噪音
4、会场要注意消防设施的放置,标明安全通道的走向。
会议筹备程序
项目名称
项目内容
预计完成时间
负责部门
责任人
会场确定
会场确定
20XX年3月15日
方案策划执行组
XXX
会议策划方案
确定策划方案(会议日程、议程、会议时间、参会人员范围等)
20XX年3月15日之前
方案策划执行组
XXX
代理商邀请函
1、按参会人员范围确定参会人员名单
2、下发正式会议通知及要求
3、寄发邀请函
20XX年3月17
方案策划执行组
XXX
餐饮安排
1、按参会人员范围确定就餐人员名单
2、餐饮预算的完成
3、总用餐人数及形式的确认
4、会议休息期间果盘、点心咖啡的准备
20XX年4月8日
会务接待组
XXX
住宿安排
1、下发住宿相关问题安排的通知
2、住宿房间总量、住宿人数总量的确定
3、费用预算
4、住宿现场安排
20XX年4月8号
会务接