声像档案管理办法.doc

声像档案管理办法
    (一)总则
第一条为加强本公司的声像档案,特制定本办法。
第贰条本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条声像档案是本公司全宗的组成部分,必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条收集范围
;
;
,会见以及外事活动的声像资料。
。
。
。
第五条收集时间
;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
。
第六条收集要求
、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销,以防散失;
、原件,特殊情况下可接收复制件;
,底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集
;
,凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的,应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用,只要将档案资料按要求向档案归档,经档案室签字认可,财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的整理〖ht〗
第九条声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和利用。
第十条声像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。
第十一条分类、编号
、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号-流水号。
、录像带、摄像带按年代-问题分类,按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号。
。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限。
第十三条文字说明的编写
、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
:
(1)准确揭示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全;
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明:
(3)文字简洁、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条编制格式
1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2.