工程公司采购流程.docx

工程公司采购流程.docx公司釆购部门流程管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。一、 中购及其规定申购单及其提报规定请购单应按照要素填写完整、清晰,由公司领导审核批准后报采购部门;遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。公司物资申购单的提报部门公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由工程部门提报;公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;公司各部门专用的物资由各部门自行提报。二、 申购单的接收及分发规定1、申购的接收要点采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查申购单是否经过公司领导审批;接收申购单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购,图片或详细参数资料不全不采购,库存己超储积压的物资不采购的原则;通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存;对于不符合规定和撤销的申购物资应及时通知申购部门。2、申购单的分发规定对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;对于紧急申购项目应优先处理;无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门;三、 比价、议价・对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;・对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;・收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况,设定议价目标或理想中标价格;•重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;・参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。2•比价、议价结果汇总后完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由,按照一定顺序逐一审核;报领导审批。如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。四、合同的签订及其规定。合同合同是当事人或当事双方Z间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。(1)合同正文应包含的要素1)合同名称、编号、签订时间、签订地点;2)采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额,清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分;3)包装要求;4)合同总额应注明是否含税,含运达公司的总价,特殊情况应注明;5)付款方式;6)工期;7)质量保证期;8)质量要求及规范(如果是系统整体供货,要求能满足系统要求);9)违约责任和解决纠纷的办法;10)双方的公司信息;11)其他约定:合同必须注明可按进价退货。合同签订及其规定1)如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任;2) 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;3) 为防止合同工程量追加或追加无依据,打包采购时要求供货方提供分项报价清单;4) 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期;5) 详细约定发票的提供时间及要求;6) 针对不同的合同约定不同的付款方式,如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款,调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件