新办公自动化 教学课件 周贤恩.ppt

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主编:周贤恩
制作:周贤恩
综合知识模块办公自动化与办公自动化系统
一、办公自动化的基本概念
1 .办公自动化的定义
办公自动化是指利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。一个较完整的办公自动化系统,应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。
定义中强调了3点:
1)利用先进的科学技术。
2)提高生产、工作率和质量是OA的目的。
3)办公自动化系统由办公人员和办公设备组成。
2 .办公自动化的特点
(1)办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科。
(2)办公自动化是一个人机信息系统。
(3)办公自动化将办公信息实现了一体化处理。
(4)办公自动化的目标十分明确。
。
(1)办公自动化系统使在工作、生产中获得优势和保障。
(2)办公自动化这种无纸化管理是实现高效的有利途径。
(3)办公自动化促进了企业产品质量的提高。
(4)办公自动化提高工作效率和经济效益。
(5)办公自动化是现代化机关、企业的标志。
二、办公自动化系统简述

(1)办公自动化的基本功能:文字处理、数据处理、数据录入、电子邮件、传真、声音处理。
(2)办公自动化的设备组成
信息复制设备:如复印机、速印机、胶印机、电子排版轻印刷系统等。
信息处理设备:如文字处理机、微型计算机、网络工作站及其它计算机设备。
信息传输设备:如电话、传真机、调制解调器、集线器、路由器、数字程控交换机、无线寻呼设备等。
信息储存设备:如光盘存取系统、视盘存储设备等。
其它辅助设备:如机房辅助设备,供电设备,信息保密设备等。

第一个层次只指限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统。
第二个层次是信息管理型办公自动化系统。
第三个层次是决策支持型办公自动化系统。
随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的办公自动化已进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:
(1)集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。
(2)智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。
(3)多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。
(4)运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。
三、办公自动化的发展

20世纪40年代,美国的部分企业就开始使用机器来处理办公业务,当时将这种手段称为办公自动化。随着经济和技术,特别是信息技术的飞速发展,办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围,迅速渗透到管理的范畴。逐渐形成了现在的办公自动化系统。

我国从80年代开始,尤其是进入90年代,办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展,办公自动化系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统,通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。
四、办公自动化的安全保障

办公自动化作为企业信息化中重要的部分,是企业正常运营不可缺少的一部分;如果发生病毒的大爆发,就会使众多基于WINDOWS平台的办公自动化产品纷纷瘫痪和崩溃,致使企业在人力、物力、资金上都付出了巨大的代价;其中自有企业本身安全防范的不周和疏忽,也有办公自动化产品自身安全防范方案的不足和缺陷。
随着OA系统使用量的增大、存放的数据增多,以及与业务管理更加紧密地结合,它的安全性就被提升到更加重要的位置。因此,如何做好办公自动化系统的安全控制工作就成了一个非常重要和紧迫的课题。

(1)黑客入侵
(2)病毒感染
(3)数据破坏

(1)网络安全预警
(2)数据安全保护