试论城市建设档案管理的信息化建设.doc

试论城市建设档案管理的信息化建设摘要:在高科技、信息技术迅猛发展的今天,档案的信息化管理是发展的大趋势,是一项长期、全面而具体的工作,需要所有档案人员的积极参与与配合。本文对城市建设档案管理信息化建设存在的突出问题及解决措施进行了探讨。关键词:城市建设;档案管理;信息化中图分类号:G271文献标识码:A文章编号: (1)缺乏组织领导。在信息化建设过程中,城市建设档案管理部门是主体、是基础。(2)传统惯性制约。随着档案管理信息化建设的推进,由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别,陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异,容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理,无论这种抗拒心理以什么样的方式出现,都是城市建设档案管理信息化建设的障碍。(3)档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等,都表现出真实的原始性,也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中,档案多数以电子文档的形式存在,从起草、修改到印发都在计算机上进行,具有便于修改、便于复制特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题:电子文档能否作为档案,是否具有法律凭证作用等,便成为档案工作的新课题,是决定电子文档能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。(4)缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是:计算机软件开发缺乏整体规划性,软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足;计算机及其有关设备型号各异,设备档次参差不齐,没有形成统一的硬件环境;档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑,缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。同时,在日常档案管理中只有根据其来源,才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中,打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊,缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值,相关法律条例的制定迫在眉睫。(5)缺乏人才。城市建设档案管理信息化建设需要既懂档案管理,又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一,普通操作型人才居多,系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。 (1)要加强组织领导,增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组,积极推动城市建设档案管理信息化建设,落实责任,明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新,不断凝聚各部门合力,进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力,集中精力谋划和解决在城市建设档案管理信息化建设中遇到的各种问题,确保圆满完成任务。(2)积极开展宣传教育,转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动,增强大家转变传统观念的自觉性和积极性,强化创新教育,引导全体人员在城市建设档案管理信息化建设上下