档案室管理制度.docx

档案室管理制度一、总则为公司发展需要,加强公司档案的管理和收集、整理,改善以往部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端,有效保护和运用档案,特成立档案室并制定档案室管理实施细则。公司档案管理实行各部门收集归档,档案室集中分类保管,提供利用的原则。二、档案室规划(一)档案室应处在一个通风良好、干燥、光照不强且场地面积较大的场所。办公大楼空闲的中大型办公室中,3楼现有的储物室,是很好的选择。可以变为公司档案室。(二)办公设备要求:1、按各部门档案分类规划,每个部门标配档案柜2个。特殊部门按照实际情况可增加档案柜。2、配备电脑、打印设备一套。3、必备办公用品(档案盒、装订设备、印章等)及防虫、防霉、防潮、防火设施。 4、由前台以及行政经理各拿一把钥匙,做为保管。不得转交他人。前台做好查询档案人员的所在部门、姓名以及来访时间和离开时间。并陪同查询。一定要有2人及以上在场。三、文件材料的归档(一)文件材料归档范围: 文件材料归档,指公司在运营发展中及各部门在完成其职能活动中形成的可能成为工作中的依据。可供参考、借鉴的文件材料由前台进行收集,按公司统一的分类方法分类整理、保管,并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理,以提供利用。(二)文件归档要求:1、各部门应指定专职人员(文员)进行文件的收集、整理工作。并按本细则中规定的移交时间,完整、系统地交与前台;2、档案的登记制度,档案文件收进、发出、借出都要进行严格的登记登记便于掌握文件的去向,并且方便收回; 3、将整理完毕的文件,随即收集归档。4、对整理完毕的文件进行检查,是不是有残缺的或不全,如有应及时追回补上,以免时间一长,找不到责任人; 5、注意活动中的文件的归档。指公司领导人及有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。 6、文件归档必须填写“文件归档清单”格式如下:序号、文件题名、份数、归档部门、移交人、接受人、时间、保存期限、备注。四、文件材料的分类及各类文件材料归档制度(一)文件材料的类别依据各类文件材料的内容、事件的不同,将公司各类文件材料分为管理性文件类、工程项目文件类、质量管理体系文件类、会计文件类、人力资源管理文件类、合同文件类、设备文件类、特殊载体档案类八大类。(二)各类文件材料管理制度1、管理性文件类⑴管理性文件归档范围企业根据其性质不同,分为行政管理类及经营管理类两类。⑵管理性文件材料的归档制度①归档的文件材料必须字迹清楚工整,文件格式符合要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;②归档的文件材料要完整、系统、准确;归档的文件必须是原件。③保持归档文件材料之间的历史联系、分类、立卷和编目编号;⑶管理性文件材料的归档日期和期限各类管理性文件,由各部门的助理将应归档的文件整理好,交于前台归档。⑷管理性文件材料的归档份数①各类管理性文件材料一般归档一式一份。②公司编有发文号的文件归档两份,一份归入案一份用以编发发文汇编。 ③其它重要的和利用频繁的文件材料归档一式两份或适当加其他归档份数。 2、工程项目文件类⑴归档的工程项目文件材料要完整、系统、准确;⑵归档的工程项目文件材料应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备;竣工图应每页加盖竣工图章。⑶工程项目文件材料的归档时间工程项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内必须交由前台归档。⑷公司对工程项目文件材料归档一式一份(套)。3、质量管理体系文件类⑴质量管理体系文件归档范围 质量体系文件指公司在质量管理体系认证、实施过程中形成的各类企业标准、作业指导、技术规范、检验规程、质量记录及其在内部质量体系审核、第三方监督认证审核(外审)及文件控制过程中形成的各类记录。⑵质量体系文件归档制度所有质量管理体系文件的编制、发放及管理、修改、评审必须严格遵照“文件控制程序”执行。⑶质量管理体系文件归档时间①所有质量体系文件的正本由档案室集中保管。②质量管理体系审核过程中形成的各类记录文件应在每年认证中心监督审核及其纠正预防措施得到认可后三个月内移交前台归置档案室。4、合同文件材料类⑴合同文件材料的归档范围 凡是公司与其它经济组织或个人之间订立的合同文本、预(结)算书、合同订立过程中形成的建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、担保书、委托书、批准书、确认书、达成协议的来往文件、合同履行过程中产生的相关文件,工商登记材料,以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面的文件材料,都应当整理归档。⑵合同文件材料的归档要求①凡归档的合同文件材料必须是原件;②归档的合同文件材料应按合同项目分别整理,区分保管期限;⑶合同文件材料归档时间①合同成立后,业务部应将属于归档范围的合同文件材料收集齐全、系统整理,经部门负责人审查后交前台归置档案室。②前台在收到业务部移交的合