宴会接待流程.doc

宴会会议各部接待流程一、: 营销部在获取客户有在酒店举办会议的意向信息后,应着手做以下工作: 1、及时与会务方负责人进行联络(1)清楚了解会议性质(是否有重要嘉宾参加)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、形式及其他特殊要求等); (2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向陈总汇报情况,由陈总召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。(3)各种会议原则上由市场营销部负责,涉及租场、住房、宴会等方面的大型综合活动由宴销部会同餐饮部、房务部、工程部等酒店涉及到的各部共同接洽承办。(4)先准备好有关推销资料,如会议室价目表、各式数据表、会议宣传资料,餐饮各类菜谱,租用设备价目表、名片、洽谈记录单位等并按时与客户见面。(3)带领客户参观会议场地及设施做好介绍性推销。 2、会议洽谈中(1)根据预订要求,查阅《宴会会议预订表》; (2)了解会议的性质议题、名称、时间、人数、举办单位、联系人、电话号码并准确地记录其要点。(3)确定会场的地点、会议台型、会议议程,音响、灯光、投影LED屏、会场服务、项目,所需的横幅、会标、席位卡(需客人在场自己摆放)、告示牌(需特别注意:其各项内容必须准确无误,落实到每一个字)花草布置、签到台、会议鲜花、演讲台及鲜花,迎宾台等要求。(4)确定用餐标准,提前确认菜单(待会务组客人确认菜单后,在其菜单上签字确认,后将菜单拿至中餐总厨处签字,以确保中餐厨房得知此项预定),宴会人数、标准、地点、日期以及会议的茶水、水果点心、饮料等要求和价格标准。(5)确定用房要求,如房间种类、间天数、日期、价格等。(6)确定场租、设备租用以及其它娱乐配套设施的价格。(7)确定支付方式,并要求会议方支付预算费用的30%作为订金或5000元-10000元不等。(8)确定参会人员泊位数,司机、陪同就餐休息地点。(9)尽量满足会议方要求,若有困难需事先向客人解释清楚,以免误会。(10)洽谈结束前,重复各项要点最终确定,签订《会议协议书》,一式二份,双方各执一份。根据洽谈要求,填写宴会会议接待EO单,宴销人员应根据宴会协议书上的详细资料提前于宴会开始前3日或更早下发宴会通知单至各相关工作联系部门,确保信息准确无误客的下发至酒店各部门,并由部门接收人签字确认;(需注明:餐饮部为出品部门,需要在EO单后附客人及中餐总厨签字菜单一份)。3、会议期间(1)会议前一天,以电话形式与客人取得联系,如有变化,应及时填写《变更通知单》通知有关部门,如餐饮宴会部需要第一时间电话通知其更改的项目细节,避免给该部门的同事带来重复的工作;(3)会前一小时检查会场布置情况。(4)会议期间,全方位跟踪服务,了解客人的反映,及时处理与协调有关问题。保证会议客人满意。4,会议结束后(1)宴销人员应与宴会厅负责人开始逐一清点所有必须计价项目。然后再依单价和实际上消费数量结算出总消费金额。(2)在账单上写清宴会总消费金额,并请宾客方宴会负责人确认,并于银收台以现金形式或刷卡的形式结清所有帐款。(2)征求会务和开会者的意见,作好记录,并填写《客户意见反馈表》。(3)由部门文员将《会议协议书》、《会议接待EO单》归类,并登记在《会议/团队经营情况一览表》上。(4)由部门文员为会议客户建档,注明所有细节,以便今后有针对性地推销。(5)恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受。(6)会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时营销部应做好回忆资料的存档工作。二、会议销售的操作标准: 1、穿着装束得体、仪容端庄、落落大方、不卑不亢。 2、尽量用姓氏称呼客人。(整个访问过程最少用姓氏、职衔称呼客人三次) 3、各类资料及宣传品提前准备充分。 4、当天整理访问资料并填写销售工作报告。 5、根据对方需要和酒店的价格政策正确有效地进行推销。 6、洽谈会议的销售人员负责全程跟踪会议的谈判、签订协议、会议举行、结算等全过程。 7、该销售人员负责及时搜集会议客户的反馈信息,并在第一时间内协助相关部门落实解决。 8、对所有会议客户进行建档工作。 9、签订协议必须严密、准确、清楚,双方经办人签字、双方单位盖章。,取决于宴会负责单位组织能力,任何宴会若能事前做好妥善规划,一定可以水到渠成,顺利完成宴会活动。、穿着装束得体,仪容端庄、落落大方,佩戴工牌,不卑不亢。2准备好酒店婚宴宣传资料供宾客参考、如各宴会厅、会议室数据明细、婚宴各价目菜单及零点菜谱、婚宴协议书、租用设备价目表、名片等销售工具,以及笔记本、笔(随时记录客人所叙述的信息及对酒店改进的意见及建议).3第一时间查阅宴会厅,会议室预定情况。,获取客人的姓氏,亲自