采购部工作流程(正式).doc

采购部工作流程(正式).DOC:..采购部工作内容及流程一、购进商品:。,填写《采购商品联络单》(见附表1),填写后交由采购部。《采购商品联络单》,联系供应商组织采购,于半个工作日后将商品采购情况反馈给业务部及销售部,由销售部确定是否采购,由销售部主管签字确认后,便可购进商品。4・未付款发货商品:采购员可直接联系供应商购进商品。:预付款发货产品应填写《付款申请单》(见附表2)和《支付凭证》,由总经理签字确认后,交由财务部,并提供付款方帐号信息,财务部付款后,完成预付款商品流程。:对于首次合作的供应商及首次购进的产品需向供应商索要首营资料,(见附表3《首营企业所需资质目录》);对收集的首营企业资料进行一个初审;并及时填写《首营企业表》(见附表4)及《首营品种表》(见附表5);在ERP系统中新增首营单位;对新增的单位进行审核;通知质管部审核。7•跟踪到货商品:、收货地址、联系电话、到货时间等,如需自行提货的,首先通知行政部门提货,填写《提货用车通知单》(见附表6)。,进行进货控制。在下达完订单后,采购员要对货物进行实时跟踪,确保按时到货,一旦出现问题,及时采取必要的行动措施。C・货品到库后由仓储部接收、检验货物、入库。到货后,采购员要督促质检人员验收入库,以确保货物的质量、数量与订购要求相吻合C物的破损情况,之后,。二、近效期入滞销商品(如图表)每月20口从系统内将所有滞销品种导出,整理后报采购员由采购内勤于每月25H前从系统内汇总品种明纽填写近效期催销表采购员于3个工作日内将处理意见回复采购内勤采购内勤于1个工作内汇总整理. 7Z X采购内勤于每月25口前将近效期及滞销品种电子版及打印版(一式三份)报丁•主管副总及相关销售部门(打卬版需签字确认)。相关销售部门丁•2个工作日将处理意见冋复于采购部采购内勤将回复意见存档,并监督尽快完成销售必要时确定货1•对于近效期商品(有效期在半年之内的),应及时整理出《近效期报表》见附表7),报总经理审阅,报销售部催销,催销不成的及时联系供应商做退换货处理,使公司损失降到最底。2•对于3个月未出库产品,及时整理出《积压商品报表》(见附表8),报总经理审阅,报销售部催销,催销不成的及时联系供应商做退换货处理。三、退换货商品(如图表)根据原进货计划单中各项要求,编写《药品进退岀通知单》,一式4联,,第4联留存。z x根据《药品进退出通知单》,在系统中完成商品退出程序。将《药品迹退出通知单》以传真形式通知库房负责退货人员,要求在传真件上标明退货商品处理办法。V四、、核对发票,划拨货款。结算部门对采购订单、收货报告、发票、支付货款进行结算。需要采购员与结算部门的实时沟通,以确保整个采购过程无误。(如图表)< . 丿由采购专员填写付款川请单采购内勤核对单价、数量、金额及付款单位,确保准确无误1自提品厂 r跟催汇种,后勤款,将网部拿签字上银行电后的付款子回单复单到财务卬后传真领取支票给厂家并提货,要通知发求带回发货,要求票及签收寄冋发票单K>及签收单< y/厂经采购经理、总经理签字确认厉,财务凭单汇款或岀支票山采购内勒根据签收联在系统屮逐笔核对单价、金额、数量及是否有退换货,核对后汇总金额并通知供应商按金额开出发票,同时填写付款申请单并签字确认供应商帶发票交采购内勤并领取付款屮请单到财务结帐根据签收单及发票逐笔在系统内进行销帐(如出现误差不予结帐)接到发票的两个工作口内将发票交至财务并签字确认五、 维护、更新厂家及产品资料根据质量管理部门提供信息数据,向各供应商催要企业资质及产品资质。基本资料维护一部门基础资料一部门客户维护一部门客户维护注:在所有企业信息中区分出哪些是供应商,哪些是客户,分别为标记,同时标记供应商f禁销,客户f禁入。六、 建立供应商档案表以内蒙古自治区中标目录为基础数据,联系各生产企业及代理商,确定产品货源及报价,完善《供应商档案表》(见附表9)。ERP系统操作程序一、 (红字部分)--单位资料管理-新增业务单位-填写完全-提交-质管审核(若有误退回在草拟单位列表中查找并更正后提交)注:,应先生产企业及供应客户两项;,-商品资料管理T新增商品信息