行政前台工作流程(00001).doc

行政前台工作流程行政前台工作流程前台是一个公司的脸面和名片。所以,前台工作的专业、规范与适度与否,对塑造单位形象有着非常重要的作用。一、前台人员的穿着及相关仪表要求1、前台人员须每天着淡妆上班。2、头发干净整洁,不油腻不披头散发,烫染夸张的头发须扎好在脑后。3、上班期间衣着整洁,整齐。4、坐姿不得歪斜、懒散,应保持良好的精神状态。5、不能佩戴过多的首饰,首饰应和着装相互配合。二、环境卫生、办公设施的保持和检查1、每天早上9:00打扫卫生,整理前台物品,保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐;2、每三天上午10:00巡视公司公共区域的绿化状况,保证舒适良好的工作氛围,如有问题及时通知行政管理部部长;3、下午下班前对公司办公区的巡视,查看门窗、净水机电源、电脑电源等关闭情况并做记录,冷气于下班前检查关机模式。三、邮件、信件的收发1、详细记录每日信件、邮件的收发情况,负责送信件、邮件的保安和签收信件、邮件的员工都要做登记并签字;如接收人不在公司,要及时电话通知,并记其返回时间,及时送予并签收;如接收人不是大楼内办公人员,要及时电话通知,与其接洽好签收时间来签收邮件或信件;如无法联系接收人,应及时通知行政管理部部长。四、接待访客1、访客出门时起身迎接,应该表示出热情友好和愿意提供服务的态度。面向来访者点头微笑致意:“您好,请问您找哪一位?、请问您是哪家公司?、请问贵姓?”如果正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意;2、登记《客户来访登记薄》,弄清来访者身份和意图。知道找谁后,请来访者稍等,立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等候,用规范的仪态(手势指引或起身带位)引领来访者入座,并倒水给客人。如果等的时间很长,要关照一下来访者并向其说明,然后再向来访者要找的相关人员说明情况。若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;3、如果来访者知道找谁,但未预约来访时,不要直接回答要找的人在或不在,而要告诉对方:让我看看他是否在,要打电话给相关同事或领导。XX单位XX来访,不知道是不是方便接待,处于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或领导亲自接,都可以当做是其他人接的电话,再询问。这样在来访者听来,即使电话那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为下一步的处理留下了余地。同时婉转的询问对方来意,如果对方没有通报姓名则必须文明,尽量从客人的回答中充分判断能否让他与同事见面,如果客人要找的是公司领导更应该谨慎处理;4、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在《客户来访登记簿》上注明;及时转告相关部门来访者的联系方式以及事由,并确保及时回复;5、每月将《客户来访登记薄》交由行政管理部档案管理员归档。五、带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势1、在走廊的引导方法:接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧;2、在楼梯的引导方法:当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼,应该是接待人员走在前面,客人走在后面,上下楼时,接待人员应该注意客人的安全。六、客人离开后客人离开后,应立即将客人使用过的一次性杯子整