时间管理的法则.docx

时间管理的法则时间管理的法则一、效能管理法分析事件的重要与紧急情况,就是阐释效率和效能的关系。根据轻重缓急可以将事件分为四类,如图1所示: 图1  象限时间管理法示意图  A类事件既重要又紧急,B类事件重要但不紧急,C类事件紧急但不重要,D类事件既不重要又不紧急。处理这四类事件的顺序依次是:A类事件→B类事件→C类事件→D类事件。在管理者的工作中,纷至沓来的A类事件总是让人感到棘手,为什么会出现如此多的A类事件?是哪个环节没有做好呢? A类事件频发的原因管理专家研究发现,A类事件一般是由错误处理B类事件导致的,也就是说,当重要但不紧急的事件未得到妥善处理时,就会越来越紧急,随着时间推移,最终转换为A类事件,当转化发生后,经理人只能停下手边的工作,全力以赴地处理A类事件,之后再回到原来的工作上。这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表。值得注意的是,人们往往未能妥善处理B类事件的原因是被C类事件遮住了眼睛。经理人往往要花费50%左右的时间处理琐碎的杂事,也就是C类事件,又花费50%左右的时间处理A类事件,于是经理人就在C类事件和A类事件之间来回奔波,成了时间管理的救火队员,将B类事件扔在一边,无暇顾及。 避免转化的方法要想避免B类事件转化为A类事件,一般可以采用的方法包括:压缩:完成事件的核心,或简化完成该事件的步骤。替代:寻找比此事件更重要或更紧急的事件,或以更有成效的事件代替该事件。授权:将事件的处理权授予他人,由他人代为处理。先做:依照重要性区分事件,相对于C类事件来说,先做B类事件。舍弃:舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件,用更多时间完成其他工作。增加:增加时间和工作量,全力以赴地完成重要事件,使处理结果更加完美。改进:改进部分事件的性质,尤其需要将A类事件改成B类事件。杜绝:杜绝不重要且不紧急的事件的发生。确保:确保重要事件能保质保量地按时完成。聚焦:安排专门的时间段,集中精力处理重要事件。少做:不重要的事件要尽量少做。不做:不予理睬既不重要又不紧急的事件,甚至可以牺牲部分利益。 时间分配对于四类事件,经理人要掌握好时间分配的尺度。合理的时间分配如图2所示: 图2  时间分配示意图 对于既紧急又重要的突发事件,需要安排20%-25%的时间,且一定要控制在25%以下;对于重要但不紧急的事件,需要安排65%-80%的时间,也就是将绝大部分时间花费在这类工作上,把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做;对于紧急但不重要的工作,需要花费15%的时间处理;对于既不紧急又不重要的工作,则要花费1%甚至更少的时间去做。,对A、B、C、D四个象限的工作应该采取不同的应对措施,如图3所示: 图3  艾森豪威尔的时间管理原则 第一,A类既紧急又重要的突发事件,本人做,且立即做;第二,B类重要但不紧急的工作,本人做,且花费大量时间做;第三,C类紧急但不重要的工作,尽量不自己做,委托给别人做,如果必须自己做,则要减少工作量;第四,D类既不重要且不紧急的工作,扔进废纸篓,不做。,面对A、B、C、D四类工作,要采取不同的原则:A类工作要马上去做,也就是Doitnow;B类工作可以以后再说,也就是Doitlater;C类工作要授权给别人做,也就是Delegate;D类工作则干脆不做,也就是Don’tdoit。 二、艾维·李的效率法在经理人时间有限、资源有限,而工作任务不可取舍的前提下,经理人要想有效地利用时间,就必须对工作有所取舍,选取最重要、最有价值的工作执行。美国管理学家艾维·李提出了“10分钟6件事效率法”,这种时间管理法也被译为“效率法”、“艾维·李效率法”。从完成工作的性价比来看,也可以称为“效能法”。艾维·李认为,工作者可以花费5分钟时间列出明天、下周甚至下个月要做的6件重要事情,再花费5分钟时间给这些事情按照重要程度排序,将最重要事件的编为“1号”,次要事件编为“2号”,依此类推,最后把这6件事写在纸上,剪成小纸条,工作时就按照事件次序一一执行,保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要、最有价值的工作。简而言之,艾维·李的效率法可以总结为以下三个步骤:第一,列出明天(下周、下月)要做的六件重要的事情;第二,把这六件事情按重要程度排序;第三,上班后按照所排顺序做事,直至下班结束。 三、一周时间运筹法时间管理从计划开始,好的时间运筹方法需要科学合理地记录过去的工作,发现时间浪费之处,找到改进的措施,修正原有的时间管理方案,再严格按照修正后的方案执行。一周时间运筹法就是这种时间管理方法的代表。,以星期时间为横坐标,标记为从星期一、星期二到星期天,以小时时间为纵坐标,标记为从早晨到