29档案管理制度.doc

29档案管理制度.doc:..内蒙古蒙牛乳业(集团)股份有限公司常温液奶事业本部销售部文件蒙牛液销字[2008129号档案管理制度第一章档案管理标准总则档案管理工作是各项基础管理的组成部分,是记录我公司历史及生产过程中各项工作开展的一项重要内容。一、 为更好配合公司档案工作的业务建设,逐步实现档案工作规范化、标准化、制度化,提高科学管理水平,有效地为各项工作服务,为蒙牛事业的发展积累档案史料,各部门专(兼)职档案管理员必须认真做好档案工作。二、 档案是领导层、管理层、科研技术人员、广大员工在各项工作中形成的劳动结晶。本着集中统一管理,分层分专业领导、维护档案的完整与安全、便于各项工作利用的原则,公司对各类档案实行集中统一管理,分级归档保管,任何部门或个人都不得私自保留。三、 销售部办公室、调度室、各营销中心兼职档案人员根据此制度,形成的各种文件材料、图表、声像历史真迹材料的收集、整理、归档、保管工作。四、 销售部档案工作由销售部办公室档案管理员具体负责,各中心、分公司专(兼)职档案管理员根据自己的岗位职责履行、承担责任。并根据要求定期向销售部移交。五、 实现档案信息资源的开发利用及知识信息的积累与共享。第二章各营销中心、分公司、办公室专(兼)职档案管理员岗位职责(一)按照档案管理工作的基本原则,对对营销中心、分公司、办公室档案实行综合、全面管理,维护档案的安全、积极开发档案信息资源,积极为本部各项工作和领导决策服务。(-)认真执行《档案法》和《内蒙古自治区档案条例》,健全各项规章制度,并严格执行。承担本部的档案管理工作。(三) 负责本部档案的收集、整理和归档。指导、督促下属部门兼职档案员对档案的收集、整理工作。(四) 档案室要保持清洁,做好防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防污染等“八防”工作。对纸质老化,字迹退色的档案要积极采取补救措施,消除隐患,严防事故发生。(五)严格遵守档案的保密制度,不准向无关人员泄露档案内容,做好不失秘、不泄密,严守公司秘密,不得让与档案管理无关人员进入档案室。(六) 积极开展档案的提供和利用工作。做好查阅接待工作,并按制度规定办理借阅手续,到期及时催还。注意收集利用效果。(七) 负责开展档案鉴定工作,定期对超过保管期限的档案,提出处理意见,经主管领导批准后销毁。(八) 定期对下属单位开展档案业务培训,并监督指导其工作。(九)协助集专职档案员做好本单位档案的移交、立卷工作。第三章档案的收集文件材料的收集工作是整个档案管理工作的基础,只有齐全完整的收集好各部门形成的文件材料才能系统的进行整理。为了确保档案的齐全完整和提供利用结合中华人民共和国档案法第十条的规定和要求,制定本制度。一、收集工作要遵循各大类档案的自然形成规律(即档案在生产和工作中形成的时间)。二、档案部门除接收文件管理员移交的文件材料外,还必须扩大收集渠道,加强了解,掌握信息,收集一手资料,把应该归档的全部收集归档。(参照各类文件的归档范围及保管期限表);三、 文管严格执行收、发文登记制度。年终,文管人员应根据收发文簿认真核实文件材料的齐全、完整,如有缺件及时到有关部门收集。四、 各部门兼职档案员应该做好本部门、本专业的档案收集工作,将办理完毕的不同载体的档案材料按时向档案部门进行移交。五、外出开会、参加学习和出国考察人员回到单位带回的材料或购置设备带回的文件材料、声像材料等,应在一周内到档案室办理所带材料登记移交手续。六、为了避免积压、遗失有保存价值的材料,对于各单位管理人员手中保存的有价值的文件材料,应定期予以清理。七、档案收集齐全与完整的考核与奖惩。档案的收集齐全与完整纳入各部门的档案责任状中。档案人员要加强指导、监督,定期检查工作,并不定期进行抽查。第四档案工作业务及制度建设、档案管理分类方案(一)分类方案编制原则及依据1、加强档案标准化管理,根据各部门职能范围及构成档案特点,使档案保持有机关系,促进档案工作的综合整体建设;2、分类对象是本部全部档案(各部门及下属事业部);3、以国家档案局颁布的《工业企业档案分类执行准则》为准。(二)分类方法档案分设十个一级类目,即文书类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科技研究类、设备类、基本建设类、会计档案类、干部职工档案类、声像档案类。各部门、事业部档案也按照此分类方法进行分类,有些档案难以归入上述十大类时,可根据实际情况增设一级类目。根据集团公司档案分类二级及二级以下类目设置方法如下:1、 文书类、经营管理类、生产技术管理类的二级以及二级以下类目按年度一一问题设置(年度指文件内容针对的年度,填写此项时,应采用公元纪年,以4位阿拉伯数字表示。问题即文件内容);2、 产品、设备类的二级及二级以下类目按产品和设备