东大物业档案管理规程.doc

东大物业档案管理规程.doc:..档案管理操作规程山西乐佳物业管理有限公司—O—五年月日档案管理操作规程一、目的为加强公司档案管理工作,提高公司整体管理水平,实现公司档案管理系统化、规范化,使各类档案达到完整、准确、系统、安全和冇效利用,特制定档案管理操作规程(以下简称“本规程”)。本规程适用于河南东大物业服务冇限公司及所辖项目。三、 档案定义及管理方式(一) 定义:档案是指公司各部门及工作人员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动屮形成的对企业冇保存价值的各种文字、声像、图像、电子档案等资料。(二) 管理方式:公司实行行政人事部档案管理人员至各项口(部门)行政人员的分级管理。公司各部门的文件材料均应统一管理,任何个人不得私口持有公司的档案资料。四、 人员职责(一)行政人事部档案管理人员1•确定公司档案管理范围、工作流程;2•监督、指导各项目(部门)档案管理工作;;4•开展档案的收集、整理、保管、借阅等工作,保证文件的齐全、完整。(-)各项目行政人员1•负责管理、收集本项口(部门)的档案材料;2•负责木项目(部门)档案收集、整理、保管、杳阅、借阅等工作,保证文件的齐至、兀整。五、 档案的分类管理(一)档案的归档范围:详见《附件一:档案归集范围表》(-)档案分类1・文件类档案:文件类档案是指企业和个人在经营管理活动小形成的,对公司和社会有保存价值以备杳考利用的各种文字、图表等不同形式的历史记录;2•合同类档案:合同类档案是指本公司同其他公司或个人Z间订立的、冇保存价值的合同、协议及其他相关文件材料;3•图纸类档案:图纸类档案是指在规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的各类图纸;:实物类档案是指以物质实体为载体记录历史真实面貌的特定物品,一般包括奖状、奖杯,奖牌、锦旗、证书、纪念品、信物、印信、名人字画等。(三)档案分类管理1•文件类档案处理流程:(1) 确定归档范围及保管时限:凡是反映本公司工作活动、具有杳考利用价值的文件材料均应立卷归档。各部门的归档范围应以行政人事部下发的归档范围表(附件一:档案归集范围表)为基础来确定,具体工作小,可就本项口(部门)实际情况进行调整。(2) 不归档的文件材料包括:a重复文件;b一般的过程性文件,即未经会议讨论的未生效文件、未经领导签发的未生效文件、文稿的过程修改文件;(3) 收集:指把分散在个人手屮、散失在其他地方的冇保存价值的文件,集中到该项口(部门)行政人员手小的过程。各项口行政人员负责收集,其他人员配合完成,保证档案齐全、完整,任何单位及个人都不得将档案据为已有。(4) 整理:指对收集的文件材料进行装订、分类等工作的过程,由各项目(部门)行政人员负责。按照工作流程,具体操作如下:a装订:——装订前,拆除文件上除订书钉外的金屈物(如曲别针、风尾夹等);——装订时,正文在前,附件在后;原件在前,复印件在后;装订位置在文件的左匕角;初^员和褪色的文件材料,应进行修补或复制;b分类:文件类档案采用“项口一文件类别一年度”的方法进行分类,相同项口(部门)的文件应保持分类方法的统一。c排序:文件类档案应按时间顺序排列。d编号:文件类档案应按排列顺序逐件编号,在文件首页左上方端的空口位置用铅笔标