人事文员工作指导书.docx

人事文员/助理工作指导手册目 录一、工作理念二、工作目标三、岗位职责四、管理制度五、工作流程六、档案管理要点七、签订劳动合同要点八、社保申报、退工手续、员工工伤申报的办理流程九、员工试用期工作跟进十、月报表工作要点一、工作理念服务理念:以公司利益为第一利益行动理念:快速反应、准确处理成长理念:以理论知识与实践经验促进自身成长二、工作目标报表提交的及时率 100%保险漏缴的次数 0三、岗位职责(一)、负责公司员工的人事档案的日常维护工作;(二)、负责组织员工签订劳动合同及续签手续;(三)、负责办理员工社会保险申报、退工手续和员工工伤申报工作;(四)、负责新进员工试用期跟踪工作;(五)、负责协助有关部门和领导处理及解决劳动纠纷;(六)、负责人力资源月报表管理工作;(七)、上级交办的其他工作。四、管理制度详见《工伤管理制度》、《竞业限制管理制度》、《劳动合同管理制度》、《离职管理制度》、《廉洁任职管理制度》、《录用管理制度》、《人事档案管理办法》、《试用期管理办法》五、工作流程见《社会保险新增流程》、《社会保险退工流程》、《劳动合同签订流程》、《劳动合同终止&续签流程》、《员工解除劳动关系流程》、《公司解除劳动关系流程 1》、《公司解除劳动关系流程 2》、《协商解除劳动关系流程》、《录用流程》、《入职手续办理流程——科室》、《入职手续办理流程——一线员工》、《工伤管理流程》(一)、员工解除劳动关系流程执行要点Ø 员工提出离职申请后到人事文员处领取【离职申请单】时,人事文员首先组织相关人员与申请离职员工进行离职面谈,向人力资源主管汇报面谈结果后,确定是否发放【离职申请单】给员工。(二)、公司解除劳动关系流程执行要点Ø 因工作能力,人事文员在接到用人部门提交的新员工【试用期评估表】后,对不能胜任本岗位工作的员工组织离职审核与面谈,对能力强的员工在征得其与用人部门同意后组织转岗,对能力一般或不同意转岗的员工发布【劳动关系解除通知】、【离职通知】,并组织其办理离职手续;Ø 因违章违纪,公司与员工解除劳动关系的,人力资源部在接到行政部提报的【处罚提报单】后,人事文员填写发布【劳动关系解除通知】,并组织员工办理离职手续;(三)、离职手续办理流程执行要点Ø 人事文员负责核实《离职手续办理清单》,如有遗漏及时反馈员工,让其补齐相关签字;Ø 员工正常提出离职申请的,如果提出开具离职证明,人事文员需征得人力资源部主管同意后,方可开具离职证明;Ø 公司主动提出解除劳动合同的,不得开具离职证明。(四)、入职手续流程执行要点Ø 新员工入职时,人事文员统一向新员工收取相关证件、身份证复印件、照片、体检表、学历学位证书等入职材料,并对其提供材料的真实性进行核对;Ø 所有新入职员工都应签订【健康承诺书】,其他如经理级以上岗位、研发岗位、销售岗位、总秘等特殊岗位还应签订【竞业限制协议】;Ø 签好劳动合同及其他相关协议后发放厂牌并让其签收,同时人事文员需要告知新员工上下班打卡时间及充饭卡时间等细节问题;Ø 办理完入职手续后,将新员工带给其直接上级,由直属主管或委派他人为新员工安排工作位及其他事项;Ø 人事文员在新员工(科室人员)入职当日,最迟次日以电子邮件形式发布欢迎词;Ø 人事文员将新员工资料入档,并建立电子台账,对所缺材料及时跟催;Ø 在新员工入职后第一个星期五人事文员统一办理社会保险。六、档案管理要点Ø 新员工入职时,确保其资料准备齐全,对资料不齐全者,不予办理入职手续或者督促其在一个星期之内补齐资料;Ø 人事档案采用“装袋法”存档,所有档案袋上都应贴上材料目录,并做好编号;Ø 文件档案采用“装订法”存档,所装订文档,第一张为该本档案的目录;Ø 所有纸制档案都应建立相应的电子台账;Ø 人事文员在每天下班前维护各档案更新。七、签订劳动合同要点(一)、新员工签订劳动合同Ø 人事文员在接到《员工到职通知单》后,在员工入职前填制好劳动合同,员工入职当日办理入职手续时签订劳动合同,制作及签订劳动合同时应注意以下几点:ü 工作岗位,生产员工为“操作工”,其他岗位为“办事员”ü 工资标准,操作工为“不低于当地最低标准工资”,办事员为“基本工资”ü 工作时间:白班 08:00-17:30、中班 17:30-02:00、夜班 02:00-08:00ü 员工必须在入职当天领取工作证之前签订劳动合同,如果不签,不予录用;Ø 签订劳动合同时,应确保新入职人员以下材料齐全:ü 《员工登记表》1 份,内容必须填写完整,此表为签订劳动合同时,员工当场填写;ü 一寸彩色近照 5 张;ü 三个月内的县级及以上医院体检证明;ü 身份证原件和复印件(二代正反面 4 张);ü 学历证复印件(研发技术岗位、生产技术岗位等有严格学历要求的岗位需要验证原件);ü 学位证复印件(研发技术岗位、生产技术岗位等有