刍议合同档案管理.doc

刍议合同档案管理【摘要】文章就企业合同档案的收集,分类和归档进行了阐述,并结合自身工作经验对合同档案管理工作中所遇到的问题进行了分析,也给出了自己的意见。【关键字】企业合同;档案管理前言在当今这个社会,很多的财富都是由合同构成的,现代企业的经营离不开合同,合同不仅是进行经济活动的重要文件,也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下,如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题,文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。1、合同档案的收集工作合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成,而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性,因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案,提高档案管理质量,第一,正式合同文本签字仪式双发都应到场,根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立,在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据,合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料,保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档,避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二,档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析,在合同审批的过程中应该填写合同审批单,审批单应由经办部门填写,记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,并实行一式三联的统一格式,附合同文本一并办理审批流转,另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件,而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度,加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息,进而从根本上解决合同档案收集难的现象。2、合同档案的分类、电子归档和归档范围说到合同档案的分类自然离不开合同的分类,参照制订企业合同档案的归档范围,一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类,分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业,合同管理档案作为一大类,是一级类目,合同种类作为二级类目,合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定,可以参照制订企业合同档案的归档范围。然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用,合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管,把人们从繁重单调的劳作中解放出来;同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中,提高了工作效率,降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理,一方面对馆藏档案进行扫描,建立信息管理系统;另一方面,对新进馆档案实行电子报送,直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看,实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为:合同准备前期文件包括前期准备综合性文,立项与相关文件,资格预审,询价、报价,招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件(含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议)等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。3、明确归档责任部门,制订合同档案整理办法《企业档