时间管理的法则.doc

时间管理的法则.doc:..通过学习本课程,你将能够:•学会时间管理的科学法则;•掌握减少突发事件的方法;•了解如何提高办公室的办公效率;•认识到善用空闲时间的至要性。,就是阐释效率和效能的关系。根据轻重缓急可以将事件分为四类,如图1所示:,B类事件重要但不紧急,C类事件紧急但不重要,D类事件既不重要又不紧急。处理这四类事件的顺序依次是:A类事件一B类事件一C类事件一D类事件。在管理者的工作中,纷至沓来的A类事件总是让人感到棘手,为什么会出现如此多的A类事件?是哪个环节没有做好呢?VA类事件频发的原因管理专家研究发现,A类事件一般是由错谋处理B类事件导致的,也就是说,当重要但不紧急的事件未得到妥善处理时,就会越来越紧急,随着时间推移,故终转换为A类事件,当转化发生后,经理人只能停下手边的工作,全力以赴地处理A类爭件,之后再回到原来的工作上。这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表。值得注意的是,人们往往未能妥善处理B类事件的原因是被C类事件遮住了眼睛。经理人往往要花费50%左右的吋间处理琐碎的杂事,也就是C类事件,乂花费50%左右的吋|'可处理A类事件,于是经理人就在C类事件和A类事件之间來冋奔波,成了时间管理的救火队员,将B类事件扔在一边,无暇顾及。>避免转化的方法要想避免B类事件转化为A类事件,一般町以采用的方法包括:压缩:完成事件的核心,或简化完成该爭件的步骤。替代:寻找比此事件更重要或更紧急的爭件,或以更有成效的事件代替该事件。授权:将事件的处理权授予他人,由他人代为处理。先做:依照重要性区分事件,相对于C类事件来说,先做B类事件。舍弃:舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件,川更多时间完成其他工作。增加:增加时间和工作量,全力以赴地完成重要事件,使处理结果更加完美。改进:改进部分事件的性质,尤其需要将A类事件改成B类事件。杜绝:杜绝不重要且不紧急的事件的发生。确保:确保重要事件能保质保量地按时完成。聚焦:安排专门的吋间段,集中精力处理重要事件。少做:不重要的事件要尽量少做。不做:不予理睬既不重要乂不紧急的事件,甚至可以牺牲部分利益。V时间分配对于四类事件,经理人要掌握好时间分配的尺度。合理的时间分配如图2所示:IIII15»2M-25&IVIIn65A8皿更要图2时间分配示意图对于既紧急又巫要的突发事件,需要安排20%-25%的时间,且一定要控制在25%以下;对于重要但不紧急的事件,需要安排65%-80%的时问,也就是将绝人部分时间花费在这类工作上,把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做;对于紧急但不重要的工作,需要花费1596的时间处理;对于既不紧急又不重耍的工作,则耍花费1%其至更少的时间去做。,对A、B、C、D四个彖限的工作应该采取不同的应对措就,如图3所重要不:紧,急C委派A本人立即干D废纸篓B战曙规划安排时间・•图3艾森豪威尔的时间管理原则第一,A类既紧急又重要的突发爭件,本人做,且立即做;第二,B类重要但不紧急的工作,本人做,且花费大量时间做;第三,C类紧急但不重要的工作,