内部工作联系函InternalMemorandum主送:总经理抄送:酒店各部门由:总经办日期:2011年2月15日事由:档案室管理制度为贯彻执行我酒店各项规章制度,提高全酒店员工的档案意识和法制观念,特加强我档案室管理制度刚性。遵守档案工作的各项制度规范。执行保密法规,杜绝档案泄密事件发生。现完善档案室的管理及相关规定如下:、利用、统计和汇编工作,熟悉保管档案的内容,积极提供档案利用,并做好档案利用登记等各种记录。严格执行档案管理各项制度和保密守则,维护档案的完整和安全。、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表等不同形式和载体的历史记录均属归档范围,归档时应注意保留原件。、类别等档案管理的规范分类、并填写各类目录。所归档文件统一建立电子资料库,做到实际文件与电子目录更新的统一性。凡相关部门进行文件存档时,需填写《存档确认表》,经理签字后送办公室核准,并在文件存档目录表上签字,行政部接收后需填写存档回执,存档部门应妥善保管此回执,以便减少日后工作中各部门查阅资料所产生的不必要争议。附:,对各类档案均按规定的查阅范围提供利用,查阅人员要填写《档案借阅申请表》如实说明查档的目的和内容,符合查阅条件的经过批准,方可查阅。查阅不可离开办公室区域范围,正本一般情况下不可借出,如有需要可申请复印件,需部门经理签字报请办公室审批,批准后方可生效。借阅人对所借档案要妥善使用,不准拆卷、抽页、涂改、圈划、污损等,如发现以上情况,要追究责任,严肃处理。附:档案借阅申请表借阅部门借阅人借阅档案名称借阅事由:借阅时间:借阅档案:原件或复印部门经理签字档案管理人签字日期备注批示总经办总经理
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