档案管理制度03189.doc

档案管理制度一、,供阅管理程序。。二、适用范围集团及下属各分公司各类文件、资料的管理。三、⑴公司文件、材料、记录、通知、计划等资料,一般文件档案由各单位总办负责建档。⑵公司财产、财务资料档案由各单位财务部建档。⑶各类设备、技术资料档案由各单位工程部建档。⑴上级来文:决议、决定、条例、办法、计划、规划、通知批复等。⑵本单位正式行文:请示、报告、计划、总结、规定、通知等。⑶会议材料:会议纪要、会议决议、讲话内容、照片、录像、录音等。⑷任免表彰材料:任免文件及奖罚情况等。⑸人事资料:员工工资、福利、培训、考核、晋级、评定等方面资料。⑹各类契据:公司各类契据、协议、合同以及财产、物资、档案交接凭证等。⑺公司大事记:反映本单位重要活动的剪报、录音、照片、录像等。⑴一般资料建档按一定分类形式进行整理,分类别归档。内容包括:文件正文、底稿、附件及请示、批复等相关材料。⑵技术设备建档,分类分部门进行编号以便查找。内容包括:设备名称、合格证、检验单、随机资料、保修卡、设备用表及试运行记录、保养记录、运行日志等。⑴在归档范围之内办理完毕的文件、资料等三日内交有关档案管理部门归档。⑵归档要有明确清晰的分类形式,在档案夹内清楚地标明,按顺序排列好。⑶要及时地将收集来的文件归档,以免散失或积压。⑷准确做好文件索引,以便于查找。⑸每年定时清理档案,清除不必要长期保存的材料。⑹归档的文件要齐全。⑴立卷要按永久、长期、短期分别组卷,卷内档案资料完整。⑵—2cm为宜,装订前拆除金属物,认真检查。⑶卷宗标题要标明作者、名称等,文字要简练、确切,字迹要端正。⑷根据卷内文件之间联系进行系统排列、编号、制作抄写案卷题目、目录和封面。⑴各责任部门指定专人负责档案管理。⑵公司员工尤其部门管理人员调动、离职要办理文档交接工作,以防文档流失。⑶对于已失效的档案,列册登记,报领导审批后指定专人销毁。⑷集团总办每年对各单位的档案材料、数量及保管情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案完整、安全。⑸档案保管员要忠于职守、遵守纪律、严守秘密,准确、迅速地为使用者提供档案资料。⑴借阅档案必须进行借阅登记手续,机密档案需经有关领