公司档案管理制度及流程.docx

浙江阳昇金属制品有限公司档案管理制度及流程一、目の加强档案管理,规范公司档案の收集、归档程序和方法,确保公司档案の完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行の证据。二、 适用范围适用于公司及各部门档案の收集、整理、分类、利用及归档。三、 术语和定义1、 档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成の对企业有保存价值の各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式の历史记录。2、 档案管理:就是指档案の收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、 职责1、 行政人事部:1) 负责公司档案の集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。2) 建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;3) 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司の档案和其他资料;4) 负责公司档案の利用和销毁管理,监控档案利用和销毁の全过程,确保公司档案の安全;指导公司の档案管理工作。5) 提高档案信息の利用效率,促进信息传递和沟通;6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、 其他各部门相关人员:1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政人事部;2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件;3)负责本部门文件资料或合同复印件の日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;3、 各部门主管人员1)批准对自己部门资料或合同复印件の处置。4、 各部门经理1)负责对档案管理监督检查报告の审批。五、 工作程序1、 档案资料の收集1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成の合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。2)各部门文件、合同等资料原件需要保存の,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。a) 归档范围及移交时间b) 档案资料の标识行政人事部及各部门对各自保管の档案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。c) 档案资料の日常管理:1 电子类合同或其他需要保管の电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。2 文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便检索利用。3 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在文件/档案柜中。d) 档案借阅1借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内,不能带出;必须带出公司查阅の,需依照借阅权限由相关领导批准;⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅の档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;e) 档案销毁⑴对已失去利用价值の档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理の批准,方可销毁。⑵执行销毁任务时,必须由行政人事部人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理の批准手续文件,一并存档永久保存。2、 档案管理细则1)档案资料の归档范围⑴公司对外发出の公文,如给政府の请示报告类公文等;⑵公司收到の公文,如政府职能部门发来の与本公司有关の条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;⑶本公司与其他单位来往の文书及权益文书等;⑷公司领导の批示、指示等;⑸重要の会议材料,包括会议の通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;⑹反映公司主要职能活动の报告、总结、工作日记、工作备忘等;⑺公司の各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;⑻本公司与有关单位、个人签订の合同、协议书等文件正本及过程材料;⑼本公司干部任免の文件材料、员工奖励、处分、考核の文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面の文件材料等人事档案资料;⑽本公司发布の各类广告、宣传材料;⑾本公司の历史沿革、大事记及反映本公司重要活动の剪报、照片、录音、录像等;⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成の档案资料;⒀财务档案资料;⒁各种实物档案;15 其他具有利用和保存价值の文件资料。3、档案资料の归档要求⑴归档の文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2 一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保