档案管理办法[2003].doc

江苏邮通建设监理有限公司档案管理规定档案是公司发展的历史见证,是企业文化的重要组成部分,具有极为重要的保存价值。为了进一步加强公司的档案管理工作,充分发挥档案在公司不断发展壮大中的作用,现根据国家有关法律法规和上级主管部门的要求,并结合公司的实际情况,制定本办法。一、公司档案的范围公司档案是公司在生产经营管理活动中所形成的具有利用和保存价值的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。二、,在公司综合办公室的统一指导下,按照职能业务分工,由各部门(含分公司,下同)分别负责以下的档案管理职责。、企业管理、人力资源、治安保卫、党群组织、后勤服务等方面档案的收集、立卷和归档工作。、立卷和归档工作。、工程技术质量、计量、安全生产等方面档案的收集、立卷和归档工作,并负责管理公司档案室。(分公司)负责本部门生产经营管理等方面形成的档案资料的收集、立卷和归档工作。(项目监理部)指定的兼职档案人员,负责本职工作业务范围内或本部门(项目监理部)范围内的各类档案资料的收集、整理、立卷工作,并将保存期为长期的档案,按时上交集中存放在公司档案室。、完整性、系统性、及时性和保存的安全性等全面负责。、财务部、工程管理部等三个职能部门共同存放档案的场所。档案室为各职能部门设置专门的档案橱柜,并由专人负责管理。三、。,分为长期、短期和一般三种。;公司存续期间将产生作用或在可以预见的期限内,对公司的经营管理活动具有查考利用价值的重要文件和资料(此类文件简称长期档案)。长期保存的年限为15年以上。对需要永久追溯的重要文件和资料,存放15年后再另行确定追加年限。(此类文件简称短期档案)。短期保存的年限为3-15年。具体保存年限根据文件资料的类别确定。,形成的一次性文件资料;上级部门安排的一次性任务的文件;其他单位联系工作的一次性函件等(此类文件简称一般文件资料),若对今后的工作没有利用价值或追溯作用的,不必立卷归档,由各部门经办人员在年终收集整理后保存,并在隔年内按程序销毁。,作出保存期限的原则分类,并使所属员工熟识运用。四、公司档案的形成、收集、立卷、,应按照各类档案的规范要求形成,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色墨水和复写纸等易褪色素墨水、蓝黑墨水材料书写。、部门的各种长期档案和短期档案,负责收发的部门应做好登记,相关部门应及时传递、承办和保存。并不得以传真件保存。,按工作要求形成并保存。,应定期及时备份,确保文档安全。,应妥善分类保管。、完整性、系统性负责。。,工作认真仔细的人员兼职部门档案员,负责指导和督促本部门人员按要求做好档案的收集、整理和移交工作。,及时处理、收集,分类整理,妥善保管,确保文件资料的齐全完整。-3月,相关人员应将上年形成的各类文件资料,按照各类档案立卷的要求,进行立卷并移交归档。对于重要的文件资料和工程监理资料,应在办结后及时归档。(管理)的部门、形成年份、档案类别和保管期限分别组卷成册。组卷成册的档案要有统一封面,并注明案卷题名、编制部门、编制人、编制时间及档案类别和保管期限;卷内要设文件目录,并编注页码。。。,分类保管。,设置供各部门使用的独立档案柜,集中保管公司的各类档案。档案室对各部门档案的集中保存负安全责任。、财务部和工程管理部分别负责管理集中保存在档案室的本部门形成的各类档案。,并互相配合使用。五、公