印章管理办法.doc

印章管理办法第一章总则第一条为规范集团及下属项目公司的印章管理,防范经营管理风险,结合工作实际,特制定本办法。第二条本办法中的印章是指集团及下属项目公司的公章、合同章、董事会章和部门章。财务印章(财务专用章、法定代表人印章、发票专用章及各类结算专用章等)的管理办法由集团财务部另行制定发布。第三条本办法适用于集团及下属全资、控股公司,参股公司经其董事会讨论通过后适用。第四条集团董事会办公室(以下简称“董办”)对集团及下属项目公司的印章管理工作实施统一制度建设、人员培训、督察考核等常规管理。第二章印章管理员第五条印章管理员是履行印章管理职责的主要责任人,负责印章的日常管理和使用。财务人员一般不得兼任印章管理员。第六条印章管理员实行“AB角”制度,即在印章管理员因出差或其他原因离开岗位较长时间时,由备选人员担任临时印章管理员,行使印章管理员的职责。印章管理员平时应对临时印章管理员做好印章管理制度和操作流程的培训。印章管理员对临时印章管理员的印章管理及使用承担连带责任。第七条印章管理员及临时印章管理员由各项目公司选报,项目公司行政人事部填写《印章管理员选报审批表》(附后)后逐级上报,由集团董事长核准。项目公司不得自行任命或撤换印章管理员。第八条印章管理员及临时印章管理员须与公司董事会签订责任状明确其职责,印章管理员上岗前应学习本办法及其他相关规章制度,接受董办开展的岗前培训。第九条印章管理员办理离职手续时,应向公司董事会做出书面承诺,对其在担任印章管理员期间未记录于《印章使用登记簿》的用印,愿意承担相应的经济和法律责任。离任和接任的印章管理员应在《印章使用登记簿》封面上签名交接,并注明交接日期。印章的刻制和缴销第十条印章刻制、启用的程序为:1、严格按照《印章刻制、缴销申请表》(附后)的要求,写明印章刻制的原因、使用范围、样式、尺寸等内容后逐级报批;2、董办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长核准;3、相关部门刻制印章并填写《印章管理档案表》(附后)报董办备案。其中公章、合同章、部门章由行政部门刻制、备案;董事会章由董办刻制、备案;4、向董办申领《印章使用登记簿》(另发),印章启用。《印章使用登记簿》由集团统一制作下发,不得使用其他文本代替,其领用实行“以旧换新”原则,使用完毕的《印章使用登记簿》应上交董办保管。第十一条印章刻制过程中如有以下情况的,集团将严格追究其经济、行政和法律责任:1、未按照国家及公安部法律法规规定的程序刻制印章的;2、未经批准擅自刻制印章的;3、伪造印章的。第十二条因机构撤销、合并、更名,或由于印章样式改变,印章久用致使字迹不清等原因停用印章时,应办理缴销手续,其程序为:1、及时填写《印章刻制、缴销申请表》(附后)并逐级报批;2、董办将经逐级审批的《印章刻制、缴销申请表》报集团董事长核准;3、印章缴回董办封存或销毁,印章应由两人以上共同销毁。任何公司和个人都不得私自保留废弃印章。印章的保存和管理第十三条公章、合同章、部门章由印章管理员保管;董事会章由集团董事长指定专人在集团总部统一保管。第十四条印章的用印批准人和印章保管人不得为同一人。公章、合同章与财务印章的保管人不得为同一人。第十五条印章管理员应注意印章的日常保养及清洁,延长印章的使用寿命,保持印迹清晰。第十六条印章管理员对印章必须妥善保管,不准随便将印章放在桌子上,离开或不用时必须将印章收存锁好,有条件的应存放于保险柜中,以防丢失,若丢失应立即向董办报告。印章的使用第十七条用印必须登记,除《印章使用登记簿》之外,根据用印文件的不同情况,可分别使用《用印审批表》、《合同会签审批表》、发文稿纸等作为用印依据,在此情况下印章管理员用印后应在《印章使用登记簿》上登记备案,但批准人不需在《印章使用登记簿》上签字。第十八条合同用印与其他类别用印应分别登记,同一公司可登记在一本《印章使用登记簿》上,以标签注明合同类、普通类、内部使用类等不同类别。第十九条印章管理员必须亲自用印,用印前应当按照批准人的审批意见,审查用印文件的内容、格式等,确认无误后方可用印。用印时要求图章清晰、端正,位置适当(一般应盖在文件的落款与日期之间,骑年压月处),对两页以上的文件原则上应加盖骑缝章。第二十条印章原则上不得外借,如有特殊情况确需借用,须由借章人员填写《印章外借申请表》(附后),经董办报集团董事长核准。一般情况下印章管理员应作为监管人与借章人员一并办理印章外借期间的用印事项,印章由监管人保管,用印时监管人与借章人员应同时在场。借章人员与监管人对印章外借期间的用印风险承担一切责任。印章外借使用完毕后,应及时办理归还手续。印章管理员须督促借章人员按时归还外借的印章。第二十一条印章管理员对下列用印申请,应当拒绝或暂缓办理:1、未经批准人签字核准的;2、批准人越权审批的;3、超出规