档案管理制度17372.doc

档案管理制度档案是企业在经营活动中产生和形成的文献资料,是企业宝贵的资产。为了使本部门系统完整的收集归档,使此类资源正常使用,更好的服务单位工作,特制订本制度。一、档案管理人员职责1、档案人员应忠于职守,严守单位机密,遵纪守法,爱岗敬业,具备专业知识,对档案工作要尽职尽责。2、熟悉本单位各科室的职责范围和工作内容。3、认真执行单位有关档案工作的各项政策和规定,做好档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。4、制定并遵守档案的各项规章制度。5、熟悉并掌握库藏档案的内容,注意收集反馈信息,开展档案编研工作,不断提高档案管理水平。6、定期进行档案清理工作,核对帐物,不随意堆放,并按年度做好归档、立卷以及库存数据统计工作,及时报综合档案。二、档案管理基本要求1、档案是指过去和现在的单位各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。3、单位各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。4、档案工作由单位领导统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管,并监督各科室的档案工作。5、办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。三、档案管理制度1、档案资料如出现被丢失、损坏、缺页等情况,当事人应立即向档案管理员和单位分管领导报告,分管理领导应查清责任并严重程度作出处理,对隐瞒不报者,分管领导应作严肃处理。2、根据特殊情况,单位领导有权下令封存全部或部分档案资料。3、各事业部要有专人负责搞好文件、材料的形成、积累、归档管理等工作。4、各科室存档的资料应及时上报档案室,各类合同、协议在执行完后必须统一归档。严禁出现个人保存和扣押现象。在签定各类合同、协议时如遇单位保留原件只有二份以下时,档案室有权复印一份备档,在合同、协议执行完后将原件统一归档。5、各科室负责人应监督本科室资料归档工作,对于应纳入单位档案库的文件要主动交入档案室,档案递交情况作为部门考核的一部分,、档案管理员应根据档案管理要求的规定,对所有文件材料进行收集、整理、立卷等工作,严防霉变、鼠咬、虫害等造成档案的残缺。7、归档的文件材料的密级单位按照单位有关规定确定。对绝密类档案单独入柜,保管。严防失、泄密事件的发生。8、有下列行为之一,据情节轻重,给予50-500元扣薪处理,若构成犯罪者依法追究其刑事责任:(1)故意毁损、丢失或擅自销毁单位档案。(2)擅自向外界提供、抄摘单位档案。(3)擅自涂改、伪造单位档案。四、查(借)阅制度1、所属各科室人员借阅本部门业务范围以内的档案时,可直接到档案室填写《档案借阅登记表》后即可借阅;2、所属各科室借阅非本科室有关的档案资料时,须经查阅部门领导批准,方可查阅;3、外单位来本单位查阅档案,须持有单位介绍信或说明原因,经文件资料所属科室领导签字批准;属秘密以上的文件资料一律不得借(查)阅;4、借阅时间一般不超过七天,到期仍需使用时可办理续借手续;5、需复印、翻印、摘抄一般卷内文件内容时,须在借阅登记表上登记并写明利用目的,需要复印、翻印、摘抄卷内秘密以上文件材料内