工作衔接问题.doc

付款问题:合同签订后,上海分部就会将领导签完字的付款通知书传真至北京同事,安排付款,但北京那边还是会从物流人员填单子开始,一级级的审批,最终才能确认付款,遇到签字环节中的某位的不在,或者财务经理不在(钢贸公司的财务经理不应该是郎依萍吗),又要往后拖延时间,三个月以来,这个情况不是偶尔发生,而是经常性的碰到。收款问题:跟上海这边的财务部不同,北京财务不会主动告知有哪笔款项到,而是我们通知后才会去查,这问题不是很大,因为现在北京负责钢材的财务只有一个,忙不过来也理解,但北京同事还提出要填收款通知书,内容是客户付一笔款,就要填一张收款单子,注明客户、合同号等事项,这是完全没有必要而且大大增加上海同事的不必要的工作量。和戚晓峰商量下来,他同意这个单子先暂时不用。放货问题:客户打款后,先询问有无到账,确认到账后,上海这边把放货申请单传真至财务,让财务签字即可,但问题是回签到钱的速度还是要很久,已经确认到的钱,为什么签个字还需要那么久呢。结算开票:上海这边做完结算,也经过客户的盖章确认,传真至北京,确还是要从物流人员开始检查我们的结算,北京物流人员填开票通知单至北京财务,北京财务再根据结算及开票单子再审一遍。3倍的重复工作。采购收票:原本很简单的很清楚的一件事,北京同事收到票,告诉我们吨数及金额,我们会告知相应的合同号,他们再交给财务就行。而最近他们又编出一个表格,叫收票通知书,把一些即将要到的票的明细预先告知他们,看到这张收票通知书我就很无奈,苦笑。钢厂发完货后,会自动把进项发票寄来,什么时候开,具体开多少,什么时候寄,如果我们不去催问,钢厂是不会主动来告诉的,就算我们问钢厂了,钢厂也给不出他们能具体开票的时间,我们应该做的就是发完货后提醒钢厂开票,遇到发完货后长时间未开票过来的,就需跟业务及时沟通,让业务去催钢厂开票。而不是花已经紧急的时间去做些在我看来没必要的工作。目前几乎每个环节都出现问题,而且都是些不必要的问题,重复的工作导致了大大降低了物流的工作效率。有时在跟业务人员沟通的时候,他们都谈到钢材业务的“时效性”和“个人诚信”问题。回签合同不及时以及付款不及时,很有可能就会导致合同失效,业务人员答应钢厂的付款时间,确应为我们的流程问题而失信于客户。这些问题最终导致的是影响到了公司的业务以及公司声誉。归根结底有以下原因:北京的物流人员及财务对我们公司的钢材业务还不是很了解,除了上岗时间还短之外,还有个原因就是不主动去做事,整个流程操作下来,感觉就是我们上海这边必须把所有要做的要弄的要干嘛的,按照他们的要求准备好资料送到他们面前,喂到他们嘴边,他们做最后的执行而已(从他们提出的收款通知书,收票通知书等就能看出来),这样做其实很不好的,导致他们完全没有了对业务了解的主动性,反正我们这边都会把资料备齐给他们。工作分工及工作流程的不明确,其实上面提到的很多的工作都存在着重复工作重复审批的问题,还有北京同事跟上海同事的分工问题,如果他们就是替我们处理付款,处理开票而不用管具体什么业务上物流上的事情的话,那我没话说;如果他们定位就是我们物流部的员工的话,那做的工作就不单单应该是替我们办付款而已,而是必须要参与到整个业务中去,对手上所操作的业务的来龙去脉都必须熟知。现在问题是他们既不清楚具体的业务,所有环节又偏要逐个的审查。人员多了,确所有事情都要花一倍的时间才能完成。