企业档案管理规范.ppt

《《企业档案工作规范企业档案工作规范》》解读解读DA/T 42 - 2009DA/T 42 - 2009企业档案工作是企业管理的基础工作,企业档案工作水平直接反映了企业的管理水平。2010年1月1日开始实施的《规范》是在企业档案工作出现了一系列新的重大变化、企业档案工作越来越受到重视的背景下制定的。《规范》首次对企业的档案工作提出了全面、系统的要求,不仅针对具体的档案业务工作,而且对档案工作的组织建设、规章制度,以及企业档案信息化建设,甚至包括文件形成过程中领导与员工的责任都提出了具体要求。《规范》将企业档案管理制度从技术标准的层面上升为管理标准的层面,实现了单项技术管理标准应用与系统管理标准实施的结合。(一)《规范》的属性、内容、特点1、属性:行业推荐性标准我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级。国家标准和行业标准分为强制性标准和推荐性标准。保障人体健康、人身财产安全的标准和法律、行政法规定强制执行的标准是强制性标准,其他标准是推荐性标准。《企业档案工作规范》(DA/T 42)属于信息管理类的行业推荐性标准。由国务院有关行政主管部门负责制定和审批,并报国务院标准化行政主管部门备案。第1章、范围第2章、规范性引用文件第3章、术语和定义第4章、档案工作总则第5章、档案工作组织第6章、档案工作制度第7章、档案业务工作第8章、档案信息化建设第9章、档案工作设施设备?2、内容:总计9章2个附录( 37条118项28款)附录A:《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》(列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料基本范围和保管期限参照)主要有10大类,即:(1)经营管理类(2)生产管理类(3)行政管理类(4)党群管理类(5)产品生产类(6)科研开发类(7)项目建设类(8)设备仪器类(9)会计业务类(10)职工管理类附录B:《表格样式》(是《规范》所引用标准、文件中没有涉及到的档案管理业务应用表格)主要有5种,即:(1)档案交接登记表(2)温湿度登记表(3)销毁清册(4)借阅档案登记表(5)档案利用效果登记表?3、特点:创新、继承、时代感?(1)管理创新,填补空白。将“企业档案工作”作为一个整体加以规范,填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白;?(2)观念创新,认识升华。首次将企业档案界定为“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”,对企业档案的价值定位进行了升华;?(3)经验基础,继承兼容。过去几十年来我国企业档案工作经验和标准起草人个人的经验,直接引用了17个目前正在施行的国内、国际有关档案工作的标准;?(4)信息化方向,时代感鲜明。将信息化建设作为一章,充分说明企业档案信息化在当前企业档案工作中的重要地位和作用。(二)《规范》制定的目的意义、设计理念和定位1、目的意义(1)适应企业改革与管理创新的要求经济体制:计划经济→有计划商品经济→市场经济企业所有制:公私合营、全民所有的国营企业、集体所有企业→国有、私营、合资、股份制→有限责任公司和股份有限公司改革方向:完善激励约束机制、产权多元化、完善公司治理结构、重组优化资源配置、人事用工分配制度与市场接轨企业管理:“五个更注重”—系统思考、全面变革、整体提升;定位中高端化;科技创新与管理变革并行;信息技术与管理结合;“软实力”建设。(2)引导企业档案工作持续发展的要求我国企业档案工作发展经历了由单一向综合、由行政要求向标准引导的过程起初(1950-60年代)只提技术档案1980年提科技档案管理1987年企业档案管理达标升级1996年企业档案工作目标管理2000年企业档案工作目标管理活动在国家档案局停止2002年国家出台《企业档案管理规定》 2009年《企业档案工作规范》颁布(3)促进企业档案工作规范化的要求实践证明,通过一定的外力来推动企业规范档案管理是一条成功经验。《企业档案工作规范》总结了新中国成立以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求,借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准和国内档案管理标准,能较好地满足企业档案工作规范化管理的要求。2、设计理念《企业档案工作规范》的设计理念与基础是系统管理思想和档案资产的价值观念,符合并体现现代企业管理原则和管理创新发展要求:(1)档案资源——资产观。档案是企业各项活动的记录,更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产,是人们在社会实践中对档案,特别是档案的认识深化。(2)组织制度——领导先。任何一项系统性工作,其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于领导的意识、重视和决策。(3)全员责任——全覆盖。同时,任何一项有全员参与的活动或工作,其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。