筹建期各部门工作大纲.doc

筹建期
各部门工作大纲
目录
前言
财务部工作大纲
餐饮部工作大纲
人力资源部工作大纲
前台工作大纲
管家部工作大纲
工程部工作大纲
保安部工作大纲
市场推广及销售部工作大纲
公共关系部工作大纲
前言
酒店的筹建是在董事会监控下,管理公司直接指导下,实行总经理责任制这
样展开的。首先由管理公司根据该酒店的档次、规模等,派驻一位能力强、酒店
管理知识丰富、有较好的人际关系技巧的总经理到职(该职位是聘请外国人、香
港人,还是国内人,由管理公司与业主商定)。总经理到职后,首要做下列事项:
与业主联系,了解整间酒店的工程状况及进度,酒店的规模,深切了解管理公司关于该酒店的经营方向;
确立酒店各部门的行政架构及部门副总监以上的人员编制,报管理公司审批,(在制定行政架构时需考虑各部门内有哪些职位需外聘——包括外国、香港、或国内,有哪些职位是可以在酒店所在城市内聘请);
根据实际用人情况,草拟一份各部门副总监级以上人员工资及福利待遇方案送管理公司审批。(因为这些职位是马上要到职的);
根据各部门有关人员的到职安排与业主确定筹建办公室的地点,办公用品及所需用具;
草拟二款合同书送管理公司审批,一款是聘请部门副总监级以上职位的,另一款是聘请秘书、文员等职位;
待管理公司把行政架构及副总监级人员工资及福利待遇方案,二款合同书批准后就开始聘请副总经理(可能由业主派代表任该职)、驻店经理、财务部总监、餐饮部总监、工程部总监、人力资源部总监、客房部总监、营业部总监,保安部经理可稍迟一些才入职,上述的职位均由管理公司委派,总经理认可签合同而聘请的。
到这一工作环节,整个酒店的筹建工作便全面展开。下列是每个部门的
筹建工作计划(以6个月的筹建期为标准);
筹建期
财务部工作大纲
财务部(财务总监)
1. 财务部筹建办公室的设立;
包括:(1)办公台椅、必要的文件柜、保险柜、电脑设备等;
(2)秘书或文员的招聘并到职(属于个别招聘);
根据本部门的实际情况,酒店的规模,制定财务部的组
织架构图及人员的编制;
设计并发外印刷一些筹建期间在财务制度上需用的表格;
根据酒店及当地的实际情况,与总经理、副总经理、驻店经理、人力资源总监一起研究。确定酒店开业后的员工工资及福利待遇,筹建期间,培训期间的员工工资及福利待遇。(先由人力资源总监做大量的市场调查后才能确定);
为应付酒店筹建期间的财务运作的需要,需提前聘请总出纳及总会计师,并争取在筹建最初期到职;
制定出酒店开业后(筹建期间也适用),酒店各部门使用长途电话及复印机的控制等程序与政策;
制定出筹建期间整个筹建办采购物品的程序与政策,报销的程序与政策;
在总经理的指导下,制定出整个酒店从筹建到开业前的行政费用、采购费用、员工福利待遇费用预算报管理公司;
制定本部门开业需用的物品采购清单及印刷品印刷清单;
在总经理的指导下,与人力资源总监研究、确定筹建期间员工的各种劳动合同;
与业主及供应商研究酒店所购置的电脑系统,根据实用情况,提出改进方案;
制定开业前各种费用报表(每月);
到工地现场察看,并收集各部门的计划,向业主或施工单位提交酒店开业时所需用的电脑(如电脑房、前台、餐厅及娱乐部收款)的安排位置及整个酒店所需电脑终端的数量;
根据酒店的实际情况,制定出各仓库所需面积及数量的计划报总经理送至施工单位(与工程部总监研究);
审核各部门制定的并报至财务部的营运设备及用品采购计划及印刷品印刷计划;
跟催、协助业主申领酒店开业时所必备的各种营业执照、许可证等;
根据管理公司提供的资料,结合实际工作情况,制定开业后酒店的财务制度及工作程序;
制定招聘部门副总监职位以下的员工的招聘计划(结合整个酒店),包括:招聘时间、地点、招聘标准、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等。(特别审核招聘广告费、经办费等的费用);
实施员工的招聘、员工到职后展开系统的培训;
与各部门总监讨论部门之间工作衔接及工作标准、程序等(因为很多财务的规章制度、政策与程序是与各部门有关的);
对所有需采购的营业设备及用品进行多次报价并与各部门总监确定标准及款式(定样);
审核酒店客房价格、餐饮价格及旅行社合同价格等(开业后的);
确定开业后各样财务报表(分各部门)的格式及标准;
督促餐饮成本会计部核算餐饮部交来的各种菜式份量构成表,确保餐饮部的食品及饮品成本控制在酒店当局规定之下;
制定整个开业前的用款计划,送管理公司审批后交业主。(可按月或按15天);
审核各供应商报价,与管理公司、总经理确定供应商后, 并与之签定采购合同,酒店开业所需之营运物品全面展开采购;
审核各部门提交的部门营业预算,在总经理的指导下, 制定酒店开业