文件管理规定01.doc

文件管理规定01.doc文件管理规定1目的通过对文件的编制、更新、授权、保管等工作作出规定,以确保文件的管理在现阶段是较适宜的,为实现“文化统一、职责明确、流程清晰“的管理目标提供支持和保障。2适用范围公司所有文件的编制、更新、授权、保悖等工作的管理。3术语与定义文件:公司以文字、图示等描述对管理或业务的耍求,按照规定程序审批发布的文档,是公司集体意志的体现(公司内部的“法律”),公司员工应按规定执行。.1董事长,审批董事会职责范围的文件;,审批公司H常经营管理的文件,市批所有文件的授权。,作为文件管理的总责部门,下设档案员,负责文件的管理。(子公司),负责文件的编制、修订;,下设档案员,负责文件的上传、打卬、分发、回收和销毁;,下设档案员,负责保管文件的管理。,应针对工作中的问题,能够防范错误;,既要较现冇人员的素质高,还要确保其通过努力可以实现;,在一段时间内应相对稳定;,由管理部门负责:非经审批,严禁打印、复印、电子版复制文件,严禁非公司人员接触;严禁私自涂改、标注、折叠、损毁,防止受潮、变质。(包括5W1H)(why);(where);,应通过定义统一认识;(idea),“做社么”(what);(who);(how),确保“同层次不同的人做同样事,同样结果”;(when),以确保整休的协调统一。,有编制、、中管、分管高管审核(必耍时通过《意见表》);,连同确定的文件主责部门,应立即上报对皿的审批人(总经理或董事长);,主责部门应立即纳入工作计划,并按照计划编制、,是台效工作的关键;。、中管、分管高管审核后,报审批人;(常态3个工作日内),应交由主责部门档案员,及时上传到“文档库/档案/文件/主责部门”,收到外来文件,应及时将适宜文件传递给建议主责部门(或子公司);(包括了公司),应及时评判文件的适宜性并标识有效内容,:纸质版,铅笔、直尺在相关文字下画线;电子版,相关文字描红;,签字笔标注文件编码。,作为公司内部的“法律”,主责部门档案员,应向全员授权,向审核、审批人授予下载权,相关信息应交由计划科档案员,在《文件信息记录》(在“文档库/档案/文件/文件信息记录”目录下,对公司全员授权)上登记;,在确保文件得到贯彻执行的前提下,可只要求部分人员学习(T