档案管理办法.doc.doc

公司行政管理制度2010—17—011XX集团档案管理细则一、目的为规范集团公司档案管理,建立健全公司档案管理制度,保证公司重要资料的保管、保存,同时便于相关人员借阅、客户信息维护及其他正常事项的开展,特制定本管理细则。二、适用范围(一)适用于集团公司下属所有公司业务档案、项目资料的整理归档。(二)适用于集团公司行政管理部门、办公室、财务部门及风控法务部门等相关档案和资料的整理归档。三、档案管理原则(一)统一领导,分级管理。办公室对档案管理工作实行归口管理和统一领导,建立统一的档案管理制度,对公司内部档案实施综合管理。(二)维护公司档案的完整与安全。1、维护公司档案的完整,从数量上说,要保证公司档案在内容上齐全配套,不使应集中保管的档案缺文少页,杂乱无章;从质量上说,要保持公司档案的系统性和内在的有机联系,在范围上用应涵盖公司内部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书,严防对档案人为地加以割裂和凌乱堆砌。2、维护公司档案的安全,从档案的物质安全上说,要努力采取科学措施,对公司档案进行很好的管理和保护,使其免遭损害,尽量延长寿命。同时,加强保密工作,严防公司档案的丢失和失密、泄密现象的发生。(三)便于公司对档案的有效利用。办公室应对公司档案进行有效的编码归类,制定目录,便于公司在发展过程中的随时调阅。四、档案分类及负责人集团公司档案分为:电子档案,如视频档案、语音档案及图片档案;纸质材料档案,如业务资料、法律文书、行政文件等。以下分类按照公司各部门同类别档案进行分类,包括电子档案和纸质材料档案。公司行政管理制度2010—17—012(一)行政管理档案1、公司经营管理文件、制度档案公司的红头文件应按照年度编码并且整理出电子档和拥有公司签章的原始文件,由办公室负责收集整理并归档。红头文件由办公室统一编码、发文、下发、归档。公司下发的制度、管理细则、规定、通知等文件,应根据下发时间先后按顺序编制固定格式文件序列号,同时收集整理电子档和有权发文人签章的原始文件,由办公室负责收集整理并归档。2、人事档案人事档案分为以下五大类,由人事部门主导负责为公司每一位员工建立该部分档案并做相应的管理和归档:(1)入职档案A、个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。B、劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。(2)培训档案A、新员工入职培训试卷、培训心得。B、参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。C、培训服务协议。(3)职位档案A、职位说明书、职务说明书、职务任命书。B、职务变动申请、职位职务变更记录。(4)薪酬考核档案A、试用期考核表、员工试用期总结表。B、季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。C、工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。(5)其他档案A、个人党、团相关资料。公司行政管理制度2010—17—013B、各类奖励、处罚记录。C、离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他补充协议。3、法律事务档案(1)诉讼材料档案:针对公司发生的诉讼或被诉讼情况,建立对方的所有诉讼档案。该部分档案包括调阅的原件资料、对方基础信息资料、起诉/应诉资料、证据材料、标的物信息资料、诉讼保全资料、法院公告文书、法院调解文书、法院判决文书。在调阅原件档案时根据完整的调阅手续调阅,并移交归纳到诉讼档案中。该部分档案根据已完成诉讼和为完成诉讼由法务部分别归类整理。(2)合同、协议起草资料及合同评审资料档案:在合同、协议起草时,收集的相关资料在合同、协议起草完毕审批并生效后归纳到相应的合同、协议中,作为合同生效后的制作依据。该部分资料在合同、协议生效后一并提交办公室归档。4、公司宣传档案公司通过各种途径进行宣传的资料,根据宣传的类型和时间收集档次宣传资料,建立各项档案。如:汇普担保的业务手册资料(电子版和印刷版)、企业PPT、楼盘报纸广告、DM单页、电视采访视频、电台音频、出席活动行程照片等。该部分资料由各部相关人员进行收集整理,交由办公室统一归档。5、公司重大事件材料以软文、图片或视频等方式记录的公司发生、参与的各项重大事件,包括:(1)公司参与或发起的内外部社会活动,如:捐赠、会议及发起内部员工活动等,根据每次活动的资料归纳整理出档案。(2)公司开业、公司项目活动等资料。如:小贷公司开业、房产公司楼盘开盘等。(二)经营档案1、房地产工程建设、销售档案(1)房地产工程建设档案:项目图纸、项目前期报建资料、工程建设合同、公司行政管理制度2010—17—014建设材料购买合同、广告合同、合作协议、工程签章表等,该部分档案按照所拥有管理权限的部门进行收集整理,归纳成册,交由办公室进行统一存档。(2)销售