会议协调会议组织工作头绪繁杂、环节较多,每个环节之间相互关联、相互影响,一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此,应该重视会议工作的总体协调与安排,必须建立一套有效的指挥调度系统。会议协调是指会议组织者受上级领导者的委托,通过各种方式和手段妥善地协调、处理各种关系、矛盾和纠纷,其目的是保证会议的顺利召开、进行和圆满结束。会议协调也是会议组织管理的重要手段,其实质是统一认识,调整关系,解决矛盾,协调行动。秘书部门要做好会务工作总体协调,必须建立一套有效的指挥调度系统,并且明确岗位责任。必要时,应列出详细的任务分工表,人手一份,以备检查和落实,及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。会议协调的方法与途径多种多样,要灵活运用,主动地做好协调与安排工作,会议协调的要求如下。(1)加强会议组织工作部门的建设,提高会议组织人员的素质和工作效率,树立良好的形象,取得各方面的信任。(2)注重调查研究,广泛收集各方面的信息。(3)争取领导同志的理解、信任和支持。(4)充分发挥各相关工作部门的作用。(5)顾全大局,求同存异,协调一致。(6)建立良好的人际关系。(7)善于将原则性与灵活性结合起来。(8)遇到问题,应耐心细致,沉着冷静,稳重行事。(9)注意留有余地。(10)协调之后注意及时抓落实。
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