会议管理制度.doc

会议管理制度
为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。
一、会议准备:
会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
会议通知遵照以下规定:
会议通知由会议提拟部门下发;
提拟部门应对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等进行说明;
会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;
会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
二、会议组织
会议组织遵照"谁提拟,谁组织"的原则。
会议主持人须遵守以下规定:
主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
三、会议要求
1、会议记录提拟方负责记录,会议由提拟方负责会议议定事项的督办和催办,并将督办和催办情况在下次会议上报告。必要时应按照会议主持人的要求形成会议纪要,以使大家共同遵照执行。每月总经理检查会议记录及落实情况,并作为考核当事人工作的依据。部门专题会议也要指定人员做好会议记录,用以备忘。
2、讲究会议质量。各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通,做到心中有数。各类会议力求精干高效用数据说话,部署的工作做没