1文件管理规定.docx

1文件管理规定.docx:..1/4戈:件詹王里夫见走 :制定文件之制作、审核、发行、变更、申请、作废及编码规定等相关作业要求以利管理执行,并为确保外来Z相关文件及资料,能被有效运用,且作适当的管理及保存。。::本公司各部门所制定之品质手册、管理规定、管理要领、标淮规范、表单等有关品质及环境管理系统、:外来学习教材,外来规范客户图纸,:3・1各部门单位:负责所需文件之初稿撰写、审查、核准完成后送交到文件管理部门进行编号登录发行,文件如有变更需依规定向文件管理部门中请,对管制文件应妥善保管、维护。:技术、体系担当部门、财务总监负责管制文件之登录、编码、发行、回收、销毁等管制。:负责文件之审查。:技术开发类图纸、仕样书、:TS16949/IS014000体系要求的手册、规定、要领、:ISO体系以外的公司内部相关规定、::当各部门有文件或表单记录Z新增、修订或废止等申请补发时,由申请单位向文件管理部门提出申请。:以会议或传阅等有效方式进行文件检讨;:各种文件之拟案、审核、核准权限,依照文件审核权责区分表执行。相应文件\责任和权限批准审杏作成公司内重要规定董事长总经理/副总经理担当者手册总经理/副总经理管理者代表担当者公司内规定总经理/副总经理部长担当者要领、基准书、顺序书部长课长担当者记录样式部长课长担当者4・4文件分发与记录管制:(1) 文件修订后或是新文件入档后,文件管理部门依《文件管理台帐》将文件分发各需或有关单位,分发之文件必须盖有受控章,并于《文件管理台帐》上记录分发单位及领取签收。(2) 在新版文件分发时,文件管理部门应把各单位之旧版文件收回。(3) 文件若需对外分发,则须填写《文件中请单》,经核准后,发行文件标明非受控,始得对外分发。领取时要登录《文件管理台帐》,如有更新不予通知与收回。(4) 部门文件不敷使用,则须填写《文件申请单》,经核准后加发,不得私自复印。(5) 部门如发现文件有缺页、破损、字迹模糊等状况,可填写《文件申请单》中请补发更新。4・5无效文件与作废:(1)文件管理部门ZI日版原稿文件,盖红色“I日版”章后,进行旧作废文件集中管理。(2)当文件版木更改或废止时,由文件管理部门依《文件管理台帐》做收回作业,各部门作废之旧版文件,盖红色“旧版”章后,可立即销毁处理。旧版的管理文件切实被回收、处理的情况要记录到记录于《文件管理台帐》上。(1)文件依指定发行完毕后,文件管理部门应将原稿进行列管。(2)文件修订后,文件管理部门须将《文件申请表》、改版文件Z《文件管理台帐》、《改订履历》归档,新增之文件必须登录于《系统文件总览表》。(3)各部门将文件集中归档,并以《文件管理台帐》管制所有文件。(4)检查基准书、设备操作说明书、作业标准书等一般基准类等文件原稿经确认后,交体系担当部门编号入档,并在《文件管理台帐》上作记录。