管理办法.doc

管理办法97277用户应熟练掌握OA系统的使用办法,使用OA系统进行厂内部的各项日常办公工作,各用户保证每个工作日至少登录两次。用户要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件胡内容完整准确,并对所发布的内容负责。不得在讨论区内发布与工作无关的垃圾信息;各用户应保证个人信息设置的准确,不得填写无关内容。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个用户的唯一标识,个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能,被授权者对自己享用的资源负有保护责任,口令密码不得泄漏给外人,更不得窃取或盗用他人用户名和密码,由于密码泄露造成的损失由本人负责。各用户要及时处理待办事项,及时掌握OA系统中各类的最新信息,积极参与调查等活动。(此地址为OA系统服务器地址),造成严重后果的依规定追究责任。各用户要将OA系统中级为重要的文件备份到个人计算机的非系统盘中,防止数据丢失。系统管理员定期对OA系统数据进行备份,建立数据备份档案,详细记录数据备份的时间、内容,并在系统发生问题时恢复数据。用户应对所使用的计算机进行定期检查,计算机除安装必要的办公软件、杀毒软件及相关应用软件外,不得任意安装游戏等无关软件。各用户必须安装正版杀毒软件,并保证及时升级,定期全面进行杀毒。具有OA独立系统单位的人员调动、组织结构更名或取消等变动信息必须通过OA系统上报给系统管理人员,由系统管理人员对变更信息进行修改。系统管理人员负责本单位OA系统的运行、管理及维护。凡因系统软件原因导致OA系统不能正常运行的,要及时反馈,请系统管理员处理。各单位文档管理员要定期对本单位文档进行归档、清理、备份,不得将大量与工作无关的文件长期存放于系统中。拥有独立OA系统的单位要制定系统管理员职责、文档管理员职责及公文收发人员职责。第二章各主要模块使用规范第一条:协同的使用规范协同的使用权限所有人都可以使用协同模块进行工作。协同的使用分类企业规范审批流程:发起协同时调用系统模板,系统模板根据业务使用范围进行授权,不同人看到的系统模板不同。自由发起协同:有些工作没有固定的流程和格式,此时可以用协同模块的新建工作流程以WORD或EXCEL形式发起自由协同工作。使用协同模块后各单位内部或单位之间、单位领导和公司领导之间可以进行如下工作:申请、请示、文件传递、下达工作、工作汇报…协同的使用规范工作人员要保证协同处理的响应时间。所有网上流转的事项涉及到的工作人员处理时间不超过16个工作小时(即二个工作日内),如有外出、请假等特殊原因,必须委托相关人员代为办理;各用户须认真办理待办事项,不得无根据的随意执行终止、回退操作,影响其它用户的正常处理;各用户应根据自己业务发的需要在:“我的文档”中建立归档文件夹,对重要的发起协同和办理协同进行归档;各用户有业务对模板应用过程中出现的问题及时向管理严反映。第二条公共信息的使用规范公告的发布权限对集团公司全部范围内的人员或相关处室人员,进行公告发布。具体公共信息包括:行政公告;规章制度;办公自动化公告;日常公告;物资信息;昨日要情;信访动态;汾西矿业简报。安全简报公告内容范围公告栏发布的内容通常是面向公司全体员工或者一定的处室和级别的公开信息。公布的信息通常是明确的、成熟的,具有一定的严肃性。公告信息通常包括以下几种类型的内容,但又不限于此:需要公开发布的公文;行政管理中需要发布的重要信息;公司政策的宣讲;公司制度文件的解释说明;人事奖惩,评选公告;其它各类需要公布的信息。公告的使用规范由系统管理员对相关人员赋予发布公告权限发布信息内容必须是涉密内容,在发布公告时要选择正确的发布范围;各类别公告内容需要自行完成拟稿后,通过协同经所在单位的负责人审核同意,由指定人员统一发布。公告标题应能明确表达公告主题,公告正文内容排版要整齐、规范。发布公告应注意选择公告类别,不要发布到与内容不对应的类别中。因公告有实效性,发布公告人须定期归档发布的信息,以免造成系统冗余。所有发布公告的人在查看公告模块时可以删除或归档自己过期的公告。讨论区使用规范讨论区是公司内部自由交流平台。讨论标题应能明确表达讨论主题,不允许发布类似“讨论”,“请教”这样极为简单的标题的讨论信息。发布讨论要有正文内容,不允许发布空白内容。不允许发布无聊和不健康的话题。发布讨论注意选择讨论类型。第三条:文档管理规范文档的管理权限拥有独立OA系统的单位允许设定一名系统文档管理员,主要是进行本单位文档的建立和管理。各处室文档管理员负责对各自文档进行管理、日常重要文件的归档等。文档管理规范单位文档适于将程序文件、规章制度、试题、参考资料等由相关单位及人员随时或临时统一发布和管理。由拥有独立OA系统的文档管理员统一建立各单位的顶级文件夹并授权全部权限给各单位相应部门的