关于校内各单位发文的说明.doc

关于校内各单位发文的说明校内各单位向学校请示事情、打报告,走“二级单位发文”的流程,即二级单位向学校发文,需要制成以二级单位为发文机关的正式文件。发文方法如下:二级单位系统管理员登录系统后,依次打开“公文管理——发文管理——发文设置”,进行二级单位发文的有关设置:1、模版设置。在“模版设置”页面中打开“新建Word模版”,在左侧工具栏中点击“打开文件”,上传一个事先设计好的本单位红头文件模版(Word文件)。OA办公系统发文的许多字段都做成了设置项,可以进行发文稿纸上项目与文件项目对应关系的设置。文件最上方是红色的发文机关名称,如“淮北师范大学人事处”。发文机关红头下面是一条红线,二级单位发文的“文号”统一放在红线的右下。将光标放置在红线的右下,然后点击页面左侧工具栏中的“定义标签”按钮,如下图所示:通过点击下拉框箭头选择到“[文号][文号]”标签,再点击“添加”。之后再看看Word模板,“[文号]”标签已经插入到光标所在的位置。可以用同样的方法进行“[正文内容]”标签的设置。文件末尾版记位置的“[印发时间]”也可以用同样的方法设置标签。模板中的所有文字或标签可以进行字体设置。这样,在生成正式文件的时候,就会将这些标注在发文稿纸上对应字段的数据提取到正文中,并且按之前设定的字体显示。文件模版设置好以后,点击页面左侧工具栏中的“填充模版”按钮,在文件模版的下方出现几个需要填充的地方,在“使用范围”右下的下拉组织机构中选择本单位的用户名,如“教务处”;在“可维护人”右下的下拉组织机构中选择本单位的用户名,如“教务处”。在“新建Word模版”页面的上方,“模版名”中填上发文机关名称,如“淮北师范大学教务处”;“说明”中也可以填上发文机关名称,如“淮北师范大学教务处”。最后,点击“保存”,这个设置好的文件模版就保存到系统的模版库里了。2、文号设置。打开“文号设置”页面,点击右侧的“新增”按钮;在新弹出的页面中,“文号名称”中填入本单位的机关代字,如“教务字”、“文学院”、“附中”等;点击“保存退出”。这个设置好的文号就保存到系统的文号库里了。3、机关代字设置。打开“机关代字设置”页面,点击右侧的“新增”按钮;在新弹出的页面中,“机关代字”中填入本单位的机关代字,如“教务字”;“文号”下拉菜单中选择上文设置好的文号,如“教务字”;“对应模版”选择上文设置好的“淮北师范大学某某单位”模版,如“淮北师范大学教务处”;“对应流程”选择“二级单位发文”;可以进一步选择“使用范围”、“可维护人”等。最后点击“保存退出”。这样本单位的机关代字就与本单位的发文模版相对应了。全部设置好以后,每次向学校请示事情、打报告就可以进行“二级单位发文”了。4、二级单位发文流程。二级单位发文流程已经统一设置好。本单位系统管理员登录系统,依次打开“公文管理——发文管理——新建发文——二级单位发文”。打开“二级单位发文”页面,在“二级单位发文稿纸”上,点击“起草正文”按钮,上传文件正文,点击“保存正文”,在稿纸上填写“发文标题”;然后发送给本单位负责人审核。本单位负责人登录