公司文书管理规定.doc

制度名
公司文书管理规定
电子文件编码
GLZD223
页码
8-1
第一章总则
第一条本规定的目的,在于确保文书事务正确且顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率。
第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。
第三条全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有。
第四条必须严格保守文书的机密。
第五条文书按下列要点处置或办理:
、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任。
,以口头或电话形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来。
第六条文书的主管原则规定如下:
、领取与寄送,原则上由总公司总务部庶务科负责。
,另有文书管理细则作出规定。
第二章文书的收发
第七条到达文书全部由文书主管科室接收,并按下列要点处置。
,分送各部门、科室。
,直送收信人。
、科室的文书若有差错,必须立即退回庶务科。
第八条节假日等规定工作时间外到达的文书,由值班人员接收后转交庶务科。
签发人
责任人签名
制度名
公司文书管理规定
电子文件编码
GLZD223
页码
8-2
第三章文书的处理
第九条文书按机密程度可分为以下几类。
。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。
。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。
。指在本公司内广为传阅或传达的文书。
第十条普通文书的处理原则如下。
,负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理;或者指定下属对文书进行具体处理。
,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。
、科室有关联的事项,必须经与各部门、科室的会议后方能予以处理。
第十一条机密文书的处理原则如下。
。
,原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点,注明发文者姓名,由发文者封缄。
,原则上由信封上所指名者开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定约束。

签发人
责任人签名
制度名
公司文书管理规定
电子文件编码
GLZD223
页码
8-3
第十二条文书的阅览原则如下。
,阅览者必须签字划押,表示已经阅览完毕。有必要的情况下, 在文书的空白处填写阅览后的意见,转给或交还文书的主管。
、科室传阅的文书,必须附上“传阅登记簿”,按传阅登记簿规定栏目填写,并最终交还文书主管。
第十三条与各部门、科室有关的文书,在处理意见上如果存在分歧,则由文书的主管部门出面进行协商;如果不能协商一致,上报或请示高一级领导,由上级裁决。

第四章请示审批
第十四条请示审批是公司经营的一项重要程序,凡公司经营重要事项,都必须经请示,获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后,方能实行或行事。
第十五条须请示审批事项如下。
。
。
、解除与变更。
。
、各种重要的请求、回执、申请等等。
、建筑物以及事务所权利的购买与转让。
、谢礼,以及宣传广告费用的开支。
。
。
,以及借贷银行的开设与变更。
,不急用或不需要物品的转让与廉价出售。
、修改与废除,以及费用开支的修订。
13. 有关公司经营的重要计划与企划。
。

签发人
责任人签名
制度名
公司文书管理规定
电子文件编码
GLZD223
页码
8-4
第十六条须请示审批者为分公司主管、分店主管,以及以此基准确定的主管领导。
第十七条须请示审批的提案文书,必须进行认真斟酌,以便能顺利地予以实施。
第十八条请示审批的事项,必须以提案文书的方式,经主管呈交总部。如果事情紧急,允许直接以非文书形式请示