物资采购管理办法.docx

物资采购管理办法第一章总则第一条为加强物资采购管理,规范物资采购程序,提高采购工作的效率,降低经营成本,确保生产和管理正常有序进行,制定本办法。供应部所有人员均应以本办法为依据开展工作。第二条设备、工机具、备品备件、原材料、燃料、能源、包装物、低值易耗品、等所有物资的采购,适用于本办法。第二章采购计划一、工作流程1、采购流程:物资的采购必须要有技术部的采购计划⑴收到技术部发来的外协外购计划或材料单后,一定要和技术部、经营部再次核定数量⑵数量无误后,再到生产部填列时间表,什么东西什么时间要。然后,再到仓库核对一下库存数量还缺多少,数量够的就不用购买了。⑶采购物资必须事先询价。现场采购的,要求货比三家,本着“少花钱多办事”的原则,尽可能选择“质优价廉”的产品。采购员询价、比价、万元以上的一定做到货比三家,采购人员根据已批准的采购计划,会同物资采购监督小组在供应商档案资料中选择合适的供应商进行采购。供应商档案资料中如没有合适的供应商,可根据实际情况选择合适的供应商进行采购。起草合同,制作采购单供应部主任审核,主管领导批准签订采购合同,复印后,复印件自己存档,原件送财务部存档将合同按月整理装订成册2、送检入库流程:根据合同执行进程督促供货方按期交货收取供货方的送(提)货单,主材要有材质单,外购件要有合格证和说明书采购员清点到货物资并办理交检手续,主材进厂一定要有化验员的取样化验的化验单并签字,外购件进厂一定要质检人员再次复检并在检验表上签字才能入库,外协件要质检人员两次到生产厂家检验(1)加工期间一次(2)第二次是加工完成需要质检人员去验收,签字合格才能提货⑾交检合格办理入库手续,采购员、仓库人员清点数量和清单一致后办理入库,采购的全部物资必须先入库后领用,未入库的物资不得直接使用。物资验收由采购人员、仓库保管人、仓库部门负责人共同根据物资采购计划、合同或协议,对对验收合格的物资,由三方人员共同在《入库凭单》上签字确认后,再办理报销手续。对验收不合格的物资,经公司领导批准,按下列原则处理:对轻微不合格物资,可征求使用部门意见,在物资可以接受使用的情况下,由采购人员联系供应商进行降价后,再办理购入手续;对一般不合格物资,由采购人员及时与供应商联系退货或换货;对严重不合格物资,由采购人员负责及时向供应商办理退货或索赔。3、收进项发票流程:⑿收货后催供货方开具发票。购物资原则上必须向供应商索取正式发票,该索要增殖税发票的不得以普通发票代替。特殊情况下,经公司领导批准,可以其他票据代替。核对开票内容供应部主任审核,主管领导批准,到财务部办理报账4、付款流程:办理付款申请供应部主任审核、主管领导审批财务部付款二、采购管理制度建立供应商档案,并做好工作记录。建立、建全比价制度,保证采购物资的质优价廉。每周一将上周付款、欠款、欠票情况进行总结,并提出本周用款计划。签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前汇报部门领导,部门领导应及时汇报生产部。所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。货到现场后应在一个工作日内办理送检手续。验货完毕后,当天办理入库并准确登录。采购部每月5日前,将上一月的采购合同编号整理成册。三、违规处理未及时提出物资采购计划或采购计划不完整,影响生产、经营和管理;视情节罚款,造成损失的,承担相应责任。因物资采购计划填写错误,导致错购错买造成的损失,由拟订采购计划的部门负责人和具体承办人均摊,并对当事人每次罚款50元。3、由于物资验收不认真给公司造成的损失,由当事人按责任大小承担,并对当事人每次罚款50元。供应部物资采购流程图