文书管理制度.doc

文书管理制度第一章总则第一条为确保文书事务正常顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率,特制定本制度。第二条所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。第三条文书的收发、领取与寄送,原则上由院长办公室负责。其他部门的文书管理,也应参照本制度。第二章文件的收发和催办第四条对文件、信凼的处理,必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼,均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。第五条文件登记后,机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件,粘贴“文件批阅单”,由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。为避免文件、电报积压,延误工作,一般应在当天批阅完,紧急文件要速阅速办。第六条学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记,按文件的要求进行传阅不得个人保存。第七条为加速文件流传,提高工作效率,机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门,承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。如关系到二个以上业务部门,按批示次序依次传递,最迟不超过二天(特殊情况除外)。如经办需备查的,主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄,原件应及时周转归档。第八条各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任,各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果,承办人要签注姓名及年、月、日,以示负责并备查考。第九条机要员对文件负有催办检查督促的责任,承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档,不得分散或自行保存,所有附件不得抽存,以防丢失。第三章文件的借阅和清退第十条各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件,需经本部门领导签字同意,有密级的文件,需经院长办公室处长同意后方可借阅。第十一条借阅文件应严守登记、签收手续,遵守借阅时间,按期归还,以免影响文件的使用和保管。第十二条严格文件清退制度。机要员除对承办的公文进行日常催办外,实行月终一小清,季末一中清,年终总清。每年的第一季度将上年的文件进行一次清理后全部立卷归案。上级限期清退的文件及时催交上报,不得延误积压。如文件丢失,必须查明原因和责任者,写出书面报告,按情节轻重,给予必要的处分。第四章文件的保管和归档第十三条凡下列文件统一由学院档案室保管归档(1)上级机关来文,上级对学院报告、申请的批复; (2)学院发出的报告、指示、决定、决议、纪要、规定、重要通知、生产计划、总结、领导发言、人事、组织、各类年报等; (3)学院党代会、团代会、学代会、学院党政办公会、学院党、政、工联席会、学院行政办公例会、学院中层干部扩大会及各种专业会议记录; (4)参加上级召开的各种会议所携带回学院的文件、资料及本学院在会上汇报发言材料等; (5)反映学院先进人物、事迹及学院领导工作等; (6)反映学院有关奖惩的材料; (7)学院日志、南广大事记和工作简报; (8)向上级请示批复的文件及上报的有关材料等; (9)上级部门直接发至学院各单位的文件,如涉及到学院全局的,应交院长办公室由机要员登记,由分管院领导批示后再下发办理。第五章文件立卷与销毁第十