合同管理办法(草案).doc

合同管理办法(草案).doc襄阳中铁纵横机电工程有限公司合同管理办法(草案)第一章总则第一条为加强公司的合同管理工作,维护公司的合法权益,减少和避免合同纠纷,结合公司实际,制定本办法。第二条本办法所称的合同是指本公司与其它企事业单位、组织和个人在生产经营活动过程中所签订的合同。具体包括买卖合同、建设工程合同、承揽合同、运输合同、租赁合同、技术合同、涉外合同及其他合同。劳动合同及公司内部签订的各种协议,不适用本办法。第三条本公司合同管理应当遵循下列原则:(一) 依法签订合同,保证合同的合法性;(二) 切实履行合同,提高合同的履约率;(三) 及时处理合同纠纷,维护公司的合法权益。第四条任何人不得消极履行合同,或利用签订合同非法牟利,损害公司利益。第二章合同管理机构及职责第五条成本核算部为公司合同管理部门,负责指导协调、监督本单位合同管理工作,集中管理本办法所涉及的所有合同。第六条成本核算部设专职合同管理员,负责公司合同的统一归口管理。市场部、物资部、技术部、后勤部、生产部、各项目部等存在对外签订合同的部门设兼职合同管理员,配合成本核算部做好本部门、项目部的合同管理工作。第七条合同管理部门主要职责:(一) 执行公司的合同管理规章制度,负责合同管理的日常工作。配合公司法律顾问,管理、推行和使用合同的统一或规范文本(二) 统一管理公司的合同专用章(及用于合同签订的行政章),执行合同专用章使用制度。(三) 成本核算部建档原则上要求销售合同与因其发生的外协合同、物资合同、内部加工协议等相结合,认真分析每个销售合的盈利水平。第八条公司各合同承办部门的职责:(一) 执行公司的合同管理规章制度,负责本部门合同管理的日常工作。(二) 建立合同管理台帐,及时接收、整理、发放合同。(三) 及时对所在部门的合同进行整理汇总。(四) 协助合同经办人处理合同履行过程中的问题,并及时向成本核算部和部门负责人报告情况。(五) 负责对本部门起草或负责的合同文本进行初审第九条合同经办人是指受公司法定代表人授权参加合同谈判的主谈人或者是负责合同签订的具体经办人员,其职责是:(一) 负责对经过部门初审合同文本办理审批或审查手续。对合同签订、履行的全过程负责。(二) 在授权范围内签订合同。须经审查后才能签订的合同,应当提请有关方面审查;须办理公证的合同应当办理公证手续。(三) 监控合同的履行情况。发生问题及时向公司合同管理人员和部门负责人报告情况,并提出解决问题的建议。(四) 合同发生纠纷后,在协商、调解、仲裁、诉讼活动中,积极配合,提供真实情况及相关证据材料。(五) 保管好与合同有关的文件、资料,在合同签订后及时交本部门的合同管理员归档。第十条合同签订生效后,合同经办人员应将合同和相关资料及时移交部门兼职合同管理员,部门兼职合同管理员应及时将相关资料及时交成本核算部建档。建档资料范围见附件2《合同归档资料清单》。第十一条对在签订、履行合同和合同管理工作中失职、渎职、玩忽职守或发生纠纷未按规定及时报告和处理,应视其情节轻重,予以通报批评,追究行政、经济责任。第三章合同的签署第十二条经办人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨。行政章的效力范围大于合同专用章,在签订合同时优先使用合同专用章。合同承办部门通过投标、招议标或协商确定合同相对方,不得违反程序或者超越权限签订合同。工程外包、基建合同签订前必须提供工程量清单和工程预算。第十三条签订合同,必须以公司的名义进行,公司的各部门、项目部不具备法人资格,均不得以部门、项目部的名义对外签订合同。不以法人名义签订合同,追究决策人和经办人的责任,造成损失的由决策人和经办人承担。第十四条公司对外发生经济往来,除标的额较小(2000元以下)或能即时清结的外,均须签订书面合同;虽能即时清结但属批量、交易额较大,或当时难以监测产品内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易,应签订书面合同。第十五条合同起草原则上由我方承办部门负责,合同条款应当合法、具体、明确,文字表达准确、无歧义。当事人尽量使用公司统一的合同文本或参照各类合同的示范文本订立合同,其中合同纠纷的处理条款应当尽可能约定由襄阳地方法院管辖,避免约定仲裁条款。具体份数按实际情况确定,但我方至少留存三份,合同主管部门一份、财务一份、承办部门一份。如属对方起草,我方应进行审查和修改。第十六条在签订合同前,经办人应认真审查对方主体资格,资质证明、履约能力及签约人的身份权限等情况。第十七条任何人不得以公司名义为任何单位、组织和个人提供担保。否则一切后果由担保决策人和经办人负责。第十八条双方协商一致的修改、补充合同的文书、电报、传真、图表、会议纪要、备忘录等都是合同的组成部分;但不得以计划单、报价单、预算单、出库单、付款单等单一文件代替合同。第十九条对我方为收款方的合同实行评审制度,由经办人填写《合同