医院采购部工作流程.doc

采购管理制度与工作流程目的:为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。适用范围:适用于本医院采购管理。三、内容:1、总则为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、采购基本流程采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算采购流程图如下图所示:采购需求院长/财务院长审批财务部确认付款条件及帐期采购计划审批寻找供应商产品采购部总监寻价、比价、议价采购洽谈董事长审批验收不合格入仓退货计划对账合同的签订交货验收验收合格下单建立供应商资料财务结算1)采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。2)供应商的选择和考核:供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。3)询价、比价、议价。4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。7)财务结算:货物入库后,财务结算采购订购3、申请商品采购流程图采购部审批(有合同)采购部审批(无合同)院长/财务审批各部门提出需求1)各部门提出采购需求,2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报院长、财务审批;3)审批通过后,由采购主管下单。根据供应商帐期限4、申请付款流程图院长/财务部审批采购部审批采购人对账采购财务部付款采购商品入仓后,做应付款计划计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致,不一致的找出原因,调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款;采购部审批到期应付款院长批准付款仓管验货5、商品到货验收流程进仓成本会计审核入库单仓管打入库单仓库根据供应商送货单验收产品验收后打入库单,核对入库单金额是否与送货单金额一致,一致后方可审核入库,不一致需报采购审核,采购在当日给予答复同意退单6、退货流程退货申请单供应商仓库采购部审核报损退货部门填写退货申请单,写明原因采购部根据供应商合同和合作情况,审核退货申请审核通过可退回仓库,仓库每周以供应商为单位做退货单不能退回供应商的,做报损处理,%四、采购管理制度:1)建立供应商资料管理(表)册,售后服务管理表。2)建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。3)每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划。4)签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。5)所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。6)验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。五、:(1)根据本院的长期计划,拟定采购部门的工作方针和目标;(2)负责制定采购方针、策略、