企业文件管理.doc

企业文件管理第一节:,同时会在网络家园上公布所有发放文件目录。维修站应指定专人负责文件的接受工作,保证及时收到联想发放的文件,如果发现网络家园上有文件目录而没有收到文件,有可能是邮箱传输的问题,请立即向大区索取文件。。分类办法由维修站自行决定,以能方便、快速查出为原则。但为便于宣贯、传阅,建议维修站对重要文件打印并根据类型登记存放,并由专人负责管理。(),以避免文件丢失。(),以防止文件泄密。,必须将旧文件回收并销毁,在文件目录上注明是那个文件替换,保证站端是按照最新的文件执行。,在宣贯前相关业务负责人要确保对文件精神有正确的理解;如在理解上有疑义,可和联想渠道专员沟通。,并将文件要求及时落实到工作中去。;对重要文件的宣贯,相关负责人可事先准备几个主要问题,在讨论结束后向员工提问,考察员工的理解程度。,在宣贯时要明确具体执行办法和负责人。,每月定期检查一次文件及各种记录是否齐全、有效。,通过抽查或交流的方式检察员工对文件要求内容的理解程度;如发现员工对某些问题存在多数理解有误时,应在晨会上及时加以纠正。,要充分把握责任人对新要求的理解程度和以往工作惯性,根据重要性定期检查其执行情况,直到符合文件要求为止。:文件管理员::、大区及本部下发的资料、信息通报进行归档保管,其中电子版文档由技术支持负责管理、规划发布方式。站内必须指定一台计算机为文件服务器。保存电子版技术资料。物理版资料由技术主管、或指定资料管理人员专人负责。,并且技术主管要技术指导工程师认真学习。历史资料要便于工程师查询使用,下发给工程师的光盘、手册、工具应定期核对,确保没有丢失。开辟专用区域作为“技术栏”摆放纸质文档资料,方便工程师阅读。新增技术信息应及时通知维修工程师关注,可以用板报的形式通知大家去阅读。资料摆放应固定,并制作资料目录以备查阅()本部下发物理版资料(光盘、手册)时会在网络家园上通知维修站准备接收,技术主管应在接到通知后两周内反馈接收情况,如仍未收到,应立即向大区反映。:如技术工程信息通报、产品技术资料、维修指导手册、技术操作规范、技术直通车等,应分类保存在不同目录中,便于查询并通知给工程师本地及《网络家园》中查询资料的方法;除在计算机中备份、存档建立共享文件外,还要打印至少一份纸质文档教育技术主管(或资料管理员)保存,以便工程师阅读、学习。光盘资料:注意进行复制、备份,建立光盘目录,如果发给工程师,要有发放纪录,并定期了解使用情况,如有损坏,及时更新。书籍手册:如LCSE教材由专人统一保管,工程师可以自由借阅,建立资料目录,和借用纪录。,以避免丢失。(),如:摆放是否整齐、记录是否完整等。,根据清单核对站内技术资料是否齐全,尤其是资料管理员发生变动时,重视技术资料是否齐全的核对工作。:--------------------资料管理员:---------------------编号资料名称归档日期