电子文件归档与管理规范.doc

电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)1范围本规范规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位,其他社会组织可参照执行。各级党政机关与社会团体,应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件,以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/-2005基于XML的电子公文格式规范第1部分:总则(SpecificationforthestructureofelectronicofficialdocumentbasedonXML—Part:1Generalprinciples)GB/-2005基于XML的电子公文格式规范第2部分:公文体GB/T20916-2007中文办公软件文档格式规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T18-1999档案著录规则DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范DB/T380-2002江西省归档文件整理规则中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》,2003年7月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,2006年12月19日中华人民共和国电子签名法ISO15489Informationanddocumentation—Recordsmanagemen(t信息与文献——文件管理)ISO23081-1Informationanddocumentation–RecordsManagementProcesses–MetadataforRecords—Part1:Principles(信息与文献——文件管理——元数据原则)ISO14721Openarchivesinformationsystem(OAIS,开放档案信息系统)amespacesinXMLXML的命名空间(Namespaces)ISO/IEC26300:2006INFORMATIONTECHNOLOGY-OPENDOCUMENTFORMATFOROFFICEAPPLICATIONS(OPENDOCUMENT()—办公应用程序开放文档格式)ISO19005-1:LECTRONICDOCUMENFTILEFORMAFTORLONG-TERMPRESERVATIO-NPART1:(PDF/A-1)(文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分:PDF的使用)《电子文件管理指南》,国际档案理事会电子文件管理委员会,19973术语与定义电子文件(ElectronicRecords)电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。形成于办公自动化等业务信息系统中的电子文件称为正式电子文件。为制作纸质正式文件而形成的、与纸质定稿文件内容相同的电子文件称为辅助性电子文件。归档电子文件(ArchivalElectronicRecords)具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。内容(Content)内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息,包括正文、附件等,是电子文件形成的最初目的。结构(structure)结构是指表述电子文件内容排列,各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系及其在存储器中的构成等信息。背景(context)背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。背景信息有助于理解职能活动过程,有利于辨别电子文件所处的大业务活动背景和职能活动背景,有益于记录职能活动过程的顺序,维护文件之间的联系。真实性(Authenticity)指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。包括三重含义:电子文件内容与其用